PowerPointって何に使うアプリ？Office初心者へパワポについて説明

では、そもそもプレゼンテーションとは？

Presentation（プレゼンテーション：縮めてプレゼン）とは「聴衆に向かって何かを発表する」ことです。

PowerPointで作成するプレゼンテーションは、特定の目的に沿った資料を１枚～複数枚のスライドにまとめたものです。スライドには文字・画像・表・グラフなどのオブジェクトを配置し、通常、聴衆が読みにくい長い文章は入れません。発表する時に、紙芝居のようにスライドを切り替えながら口頭で説明していきます。

PowerPointで保存するファイル形式pptxについて

PowerPointで作成したプレゼンテーションは拡張子pptxで保存します。旧バージョン2003以前まではpptが拡張子でした。「ppt」はPowerPointの略で、「x」はプレゼンテーションを構成するデータの形式XMLの頭文字です。

pptxはMicrosoft独自のファイル形式ですが、互換性が高く、他のプレゼンテーションアプリの多くで開くことができます。また、PDFへの変換も容易です。

Excel・Word・PowerPoint３つのOfficeアプリの違い／連携

Excel・Word・PowerPointの違い、それぞれの特徴は以下の通りです。

Excel（エクセル）

表計算ソフト。拡張子xlsx。ブック・スプレッドシート・セル
表に入力したデータを自動計算するアプリです。Excelとは？

Word（ワード）

文書作成ソフト。拡張子docx。文書
文章を入力して様々なドキュメントを作成するアプリです。

PowerPoint（パワーポイント）

プレゼンテーション作成ソフト。拡張子pptx。プレゼンテーション・スライド・プレースホルダー
見栄えの良い、伝わりやすいプレゼンテーションを作成するアプリです。

Excel・Word・PowerPointは３つともMicrosoftのOfficeアプリなので、当然ながら相性は最高、スムーズに連携できます。Excelで作成した顧客名簿をWordの差し込み印刷に取り込んだり、Excelの表・グラフをPowerPointのスライドに貼り付けてオブジェクトとして埋め込むことが可能です。

PowerPointのスライド構成例

PowerPointの構成は目的によって大きな違いがあります。ここでは基本的な会社説明のプレゼンを例にします。

タイトル スライド（コンセプト・理念など）

導入部のタイトル スライドには、社名やシンボルマーク、オフィスの写真などを配置し、ビジネス上のコンセプトを話します。聴衆の関心をつかむために印象度を高める必要があります。

コンテンツ スライド（歴史・業績・業務内容・部署・管理職人事の紹介など）

会社の詳細を項目ごとに数枚のスライドに分けて作成します。各スライドには表・グラフや画像、簡潔なサブタイトルなどで効果的にレイアウトし、導入部でつかんだ聴衆の関心をそらさないようにコンパクトにまとめるのがコツです。

最後のスライド（未来への展望・プレゼンのまとめ・清聴へのお礼など）

プレゼン最後のスライドでは社の未来への明るい展望をアピールし、プレゼン全体のまとめを簡単に述べ、聴衆の清聴へのお礼で締めくくります。

PowerPointでプレゼン発表時の話し方を練習する機能

プレゼンで発表するのがあまり得意じゃない人は多いと思います。聴衆の前に立って話す時は誰でも緊張します。PowerPointには、そんな苦手意識を払拭するような「話し方を練習できる」リハーサル機能があります。実際に台本を読み上げて、話し方のスピード、スライドを切り替えるタイミング、ポインターの表示と使い方などを繰り返し練習することができます。

また、プレゼン発表時にド忘れしそうな言葉や強調するポイントなどをメモっておくノート機能も便利です。