※ Microsoft365（旧Office365）Excelの画像を使って解説しています。
Excelで住所録を作るのは難しいですか？ 年賀状の宛名を印刷したいんですが・・・
Excelで住所録を作るのは思うより簡単です。作成した住所録からWordで差し込み印刷を使えば、年賀状ソフトや宛名書きソフト無しで宛名印刷ができます。
・・・と、いうことで、
今回の記事内容は「Excelで住所録の作り方の解説」になります。
Excelで住所録の作り方
Excelで住所録データベースとしての機能をフル活用させるため、一つの宛名データを１行に入力していきます。
Excel住所録で入力の手間を省くデータベース
まず、Excelで宛名印刷に必要なデータ項目を以下のように並べます。
- 【No.】
- 宛名の数の把握に使う連番。無くてもOK。
最初のセルに、行を追加しても自動で番号が振り直されるようにする数式を「=ROW()-1」と入力する。
この数式の詳細は以下の記事で詳しく！
- 【姓】
- 宛名印刷で連名との位置合わせのために姓と名を分割する。
フリガナを一括表示するためのデータになるので、必ず「読み」通りに入力して日本語変換する。「例：上川 ◯かみかわ ✕うえかわ」 - 【名】
- 宛名印刷で連名との位置合わせのために姓と名を分割する。
フリガナを一括表示するためのデータになるので、必ず「読み」通りに入力して日本語変換する。「例：晶子 ◯しょうこ ✕あきこ」 - 【フリガナ】
- 順不同に入力したデータ、新規に追加したデータを50音順に並べ替える時に使う。並べ替えが不要なら無くてもOK。
「フリガナ」の最初のセルに「姓」「名」のセル範囲から関数を使って一括表示する数式を「=PHONETIC(B2)&PHONETIC(C2)」と入力。
この数式の詳細は以下の記事で詳しく！
- 【郵便番号】
- 「郵便番号」の最初のセルに「住所１」から郵便番号を表示する数式を「=PHONETIC(F2)」と入力。
- 【住所１】
- 宛名の住所の前半部分。
日本語入力モードで郵便番号を入力し、住所に変換させる。
- 【住所２】
- 宛名の住所の数字の部分を自分で入力。
半角数字で入力した際に日付に変換されないように「ホーム」タブで表示形式を「文字列」にしておく。また、「データ」タブの「データの入力規則」➔「日本語入力」を「オフ（英語モード）」にしておく。
- 【連名】
- 家族や配偶者の名前や「御一同様」などを入力。
- 【敬称２】
- 連名の敬称。宛名印刷で使う。一般には「様」。
宛名印刷で修正の手間がかかってしまうため、連名が無いデータでは空欄にしておく数式を「=IF(H2=””,””,”様”)」と入力。
以上が宛名印刷に必要な住所録のデータ項目です。
この他、会社の住所録データには「会社名」「部署名」「役職」が必要になります。
また、宛名印刷には使いませんが、電話帳としても使いたいなら、「自宅電話番号」「携帯電話番号」「E-mail」などを追加してもいいでしょう。
郵便番号データから住所を自動で入力する、関数を使った方法もあります
Excel住所録データベースのフォーマット
はがきの宛名印刷に対応したExcel住所録データベースのフォーマットは以下のようになります。この住所録を更に使いやすくするため、できればテーブル化しておきましょう。
年賀状はがき宛名印刷のためにExcelのデータをWordに反映させるには？
Excelで作成した住所録のデータは、Wordに差し込んで連携し、年賀状やはがきの宛名印刷をスムーズに実行できます。ExcelのデータをWordに反映させる手順は以下の通りです。
- Wordを起動し、「差し込み文書」タブ➔「はがき印刷」➔「宛名面の作成」をクリック
- 「はがき宛名面印刷ウィザード」の案内に従って入力、「次へ」をクリックしていく
- 「はがき宛名面印刷ウィザード」６ページ目「差し込み印刷を指定」で宛名に差し込む住所録に作成したExcel住所録を指定
- 「完了」をクリック
- 「Sheet1」のようなテーブル選択画面が開く➔「OK」をクリック
はがき宛名面がプレビューされます。住所録データ全体の宛名面レイアウトの調整を行った後、個別のレイアウトの微調整もできます。
Excel住所録テンプレートをダウンロード
本記事の解説で作成したExcel住所録テンプレートを無料でダウンロードしていただけます。
ダウンロードした住所録テンプレートのデータをWordに差し込んで、「はがき宛名印刷」にご利用下さい。
Excelで住所録を作る手順を分かりやすくまとめました。今年の年賀状の宛名印刷にお役立て下さい。