Excel（エクセル）入力規則の適用で作業効率UP

E列（または設定対象のセルを全て）を選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンから「整数」を選んでクリックします。

この例では「５段階評価＝１から５の数字」に限定するため「次の値の間」を選び、「最小値＝１、最大値＝５」に設定しました。

「OK」を押せば、このE列には「１２３４５」のいずれかの数字しか入力できなくなります。

列か設定対象のセルを選択して、「データの入力規則」➔「設定」タブ➔「入力値の種類」プルダウンから「少数点数」をクリックします。

この例では0.０以上の数値は全て入力対象に含めるという前提で、「次の値より大きい」を選択して最小値を「0」としました。

この場合は、小数点のない整数も入力できます。

「リスト」はとても便利な入力規則で、選択肢となる入力値を幾つか登録しておいて、入力時にドロップダウンのリストメニューから選べる仕組みになっています。

リストに登録する選択肢は「元の値」に半角カンマで区切って入力します。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているのを一応確認しましょう。

この「元の値」のテキストボックスに入力しきれない長さのリストを登録するのには、別方法を採ります。

列か設定対象のセルを選択して、「データの入力規則」➔「設定」タブ➔「入力値の種類」プルダウンから「日付」を選んでクリック。

この例では「2015年4月10日以降」の日付に限定して入力したいという前提で、以下のように設定しました。

ダイアログボックス2番めのプルダウンメニュー「データ」には下左図のような選択肢が用意されています。

例えば「次の値の間」を選んで、「○月○日から□月□日まで」という指定もできます。

B列を選択して、「データの入力規則」➔「設定」タブ➔「入力値の種類」プルダウンから「時刻」を選んでクリック。

この例では特に時間指定はせず、24時間全て範囲に含めるということで、「次の値より大きい」を選択して値を「0:00:00」としました。

文字列の長さを設定できる入力規則は郵便番号や電話番号を半角数字だけで効率的に入力するのにも役立ちます。

郵便番号のセル範囲に文字列の長さ「7」の入力規則を適用します。

セル範囲の選択を解除せず、右クリックしてメニューから「セルの書式設定」をクリックしてダイアログを開きます。「表示形式」タブの「その他」をクリックし、「郵便番号」を選びます。

これで、郵便番号の欄に半角英数字で郵便番号を入力し、Enterで確定させれば、ハイフン付きの郵便番号が自動で表示されます。

ここでは、新規会員に配布するアカウントが重複していた場合にエラーメッセージが出て入力を阻止する例で解説します。

会員に振り分けるアカウントの列に重複を禁じる入力規則を設定します。

アカウントのF列全体に「入力値は唯一無二」という数式でデータの入力規則を設定します。この数式は指定した条件に合致するセルの個数を求めるCOUNTIF関数を使って組み立てます。

COUNTIF関数の引数ダイアログの指定は以下のようになります。

• 最初の引数「範囲」は条件を検索する範囲のことです。ここではアカウントのF列全体を指定します。
• 次の引数「検索条件」にはF列の先頭行のセル「F1」を指定します。

この数式は「=COUNTIF(F:F,F1)」で、「F列にF1の入力値が幾つあるか」を求めています。答えはもちろん「1」。これが「1」でない場合に規制をかけたいわけですから、「F列にF1の入力値が1つあったら」という条件式にするため、「=1」を付け加えます。
こうなります。➔　=COUNTIF(F:F,F1)=1　（この数式をコピーしておきましょう）

アカウントの入るF列全体を選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンから「ユーザー設定」を選んでクリック。

「数式」に前述した数式「=COUNTIF(F:F,F1)=1」をペーストするか、入力します。

「OK」で設定を完了させて、試しに既にあるアカウントを追加入力してみましょう。入力を確定した時点で「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」というエラーメッセージが表示されれば設定がうまくいったということです。