印刷にはミスが付き物。満足のいく印刷結果を得るためにの一番の肝は、資料の体裁や文書量に合わせた適切な基本設定です。ここをちゃんと抑えることから始めましょう。
プレビューで確認しながら印刷レイアウトを決める
下図のようなシート上に展開する表全体を印刷するものとします。
「ファイル」タブに切り替えて、左サイドメニューの「印刷」をクリックします。
画面に印刷の設定や印刷結果のプレビューが表示されます。
この表を印刷するのに、どんなレイアウトにするかを決めます。
プレビューには「縦方向のA4サイズに標準の余白で、そのままの大きさの表をページ分割して印刷する」という既定の設定に準じた印刷結果が表示されています。
プレビュー下部にあるページ送り▶をクリックするか、画面を下へスクロールすると、分割された全てのページが閲覧できます。
全体のページは６ページになっており、列が３分割、行が２分割されています。
わずかにはみ出た行・列は縮小で前ページに収めればいいとして、（１）縦向きのまま列を２分割して２ページに印刷するか、（２）用紙を横向きにして全てを１ページに印刷するか、（３）横向きで行を分割して２ページに印刷するか悩むところです。
（１）について言うと、表によっては列が途切れても支障がないかもしれませんが、多くのデータベースでは１件のデータに係る列（フィールド）は一続きでないと資料として役に立ちません。・・・ので、除外。
ベストは（２）なので、とりあえず、これで設定してみましょう。文字サイズが小さ過ぎて見づらければ次善策として（３）でいくという流れです。
作成資料の性質から、最適なレイアウトを決めておきましょう。
印刷設定
用紙を横向きにして全てを１ページに印刷する設定をしていきます。
この設定は下図の項目から行います。
用紙の向きを変える
デフォルトでは「縦方向」になっている用紙の向きを「横方向」に変えます。
プレビューが横向きに変わりました。
シート全体を1ページに収める
縦横を縮小して表全体を１ページに収めます。
印刷画面のサイズ変更は、デフォルトが「拡大縮小なし」になっている項目をクリックして設定します。選択項目は以下の３つ。
「シートを１ページに印刷」
「すべての列を１ページに印刷」
「すべての行を１ページに印刷」
ここは素直に「シートを１ページに印刷」を選びます。
分かりづらいかもしれませんが、表全体が縮小されて１ページに収まりました。
でも、左に偏っていて無駄なスペースができているので、これを調整します。
印刷範囲を用紙の中央に配置する設定
デフォルトが「標準の余白」になっている余白項目をクリックして、最下部にある「ユーザー設定の余白」をクリック。
「ページ設定」ダイアログの「余白」タブが開くので、画面左下にある「ページ中央」の「水平」「垂直」両方にチェックを入れます。
表は用紙の中央に配置されましたが、表示体をもう少し伸び伸びさせたいですね。
余白の数値を調整するのに、ある程度の試行錯誤は避けられません。
この例では、縦横のサイズ比から見て横の余白の縮小幅は限られるので、とりあえず左右とも「0」に設定。後は上下の数値をいろいろに変えてみて、バランスをぎりぎり損なわないで表を拡大させるように調整します。
プレビューで確認して、これが最適と思った余白に決めましょう。
すべての列を１ページに印刷して、行を２ページに分割する
ここまでの設定でテスト印刷してうまくいけば完了ですが、文字が許容範囲を超えて小さかったりしたら次善の策に移行するしかありません。行データを２ページに分けて印刷することにします。
前章の設定のまま、拡大縮小項目をクリックして、「すべての列を１ページに印刷」を選択しました。
余白がユーザー設定そのまままで詰まり、２ページに分かれました。縦の配置も中央のままですね。これを再調整します。
印刷設定の余白項目をクリックして「標準」に戻します。
「ページ設定」の「余白」タブを再び開き、「ページ中央」の「垂直」のチェックを外します。
バランスの良い余白で、文字サイズも丁度良い感じです。
列項目がそこそこ多く、縦に長いデータ表なら、「すべての列を１ページに印刷」・標準余白・横向きに設定するとかなりの確率でうまくいくと思います。
最終ページに１～２行はみ出していたら余白を微調整して収めましょう。