Excel使いこなしの基礎と応用


Excelで自動入力・集計の見積書作成【3】

見積書に固定されるテキストを入力していきます。
記載されるべき項目を常識的な記載位置に入力し、見積書の体裁を仕上げましょう。

下図は完成した見積書のサンプルです。作業途中の確認に利用して下さい。
※画像をクリックで拡大表示

見積書の完成サンプル

見積書作成のプロセス


Step2.テキストを配置

step-arrow

通し番号と作成日

A1セルを選択して「No.」と入力。A2とB2セルを一緒に選択して「作成日:」と入力。
通し番号と作成日の入力 フォントサイズを変える
両方共フォントサイズを12ptにし、Bをクリックして太字にしました。

見積書の表題を大きく入力

B3:I3セルまでを選択して、「御見積書」と入力。
御見積書と入力
フォントサイズは26pt、太字
ホーム」タブ「配置」グループの右下隅にある小さな矢印をクリックして
配置グループの矢印をクリック
セルの書式設定」ダイアログボックスの「配置」を開き、
配置ダイアログボックスで選択範囲内で中央に設定
横位置」を「選択範囲内で中央」に、「縦位置」を「下詰め」に設定します。
御見積書の配置が変わった

御見積金額

B6からD6セルまでを選択して、「御見積金額」と入力。
御見積金額を入力
フォントサイズは18pt、太字。「御見積書」と同様に「横位置」を「選択範囲内で中央」に、「縦位置」を「下詰め」に設定。
御見積金額の配置を設定

下記の通り御見積申し上げます

B5:E5セルまでを選択、「下記の通り御見積申し上げます」と入力。
下記の通り御見積申し上げますを入力
「配置」グループの「下揃え」ボタンをクリックして「縦位置」を「下詰め」にします。
配置の下詰めボタンを押す
フォントサイズは14ptです。
テキストが縦位置下に配置

自社の名前と住所・電話番号・FAX番号など

G5:I5セルまでを選択して「自社の名前」を入力。
自社の名前を入力
フォントサイズは18pt、太字。「セルの書式設定」ダイアログボックスの「配置」を開き、「横位置」を「選択範囲内で中央」に、「縦位置」を「中央揃え」に設定。
社名を中央に配置
住所・電話番号」はセルを結合してから入力します。
G6セルからI6セルまでを選択して「ホーム」タブ「配置」グループにある「セルを結合して中央揃え」をクリック。
セルを結合して中央揃えボタンを押す
セルが結合されたら、
セルが結合された
郵便番号を入力し、Altキーを押しながらEnterキーを押して強制改行します。
続けて、住所1、住所2,電話番号…と改行しながら入力していきます。
強制改行しながら住所他を入力
フォントサイズは12pt
もし、右横に社印(角印)を押すなら位置は↓このままでいいと思いますが、
角印が住所の右横の場合
社印なしか、下図のように承認印などと並べる位置に押すなら中央にずらしたほうがいいかもしれません。
角印を承認印などと並べる場合
この場合は、「セルの書式設定」ダイアログボックス「配置」で「横位置」を「左詰め」にしてインデントを4pt入れていますが、住所の長さのバランスを見て増減して下さい。
横位置を左詰めにしてインデントを入れる
「住所・電話番号」の下のG7セルを選択して、「担当:」と入力。
「配置」グループにある「横位置」の「右詰め」ボタンをクリック。
配置の右詰めボタン
フォントサイズは12pt、太字
担当:と入力
押印欄の項目のセル「H8」に「承認印」、「I8」に「担当印」と入力。(承認印は上司の押印なので左側にします。地位の高い方の押印が左にくるのが一応お約束です)

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「配置」グループにある「横位置」の「中央揃え」ボタンをクリック。
配置の中央揃えボタン
フォントサイズは11pt
承認印と担当印を入力

納品場所~見積期限

「B8:C8セル」から「B11:C11セル」は前ページのStepで既に結合してあります。ここは自社で定めた営業規則等を記載する箇所なので、項目も内容も個々それぞれで異なってくるでしょう。

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サンプルではとりあえず一般的な項目「納品場所」「納品期日」「支払条件」「見積期限」としています。
支払条件などを入力
※「見積期限」については後述します。
フォントサイズは12pt
「配置」グループにある「横位置」の「右詰め」ボタンをオン。
配置の右詰めボタン

明細の項目

最後は明細の項目を入力します。背景色を適用したエリアですね。
明細の項目を入力
「詳細」と「金額」の項と最下部の「(単位:円)」は「セルを結合して中央揃え」をクリック、「数量」「単価」「小計」「消費税(10%)」「合計」は「横位置」を「中央揃え」します。
セルを結合して中央揃えと横位置を中央揃えボタン
「備考」はB26:F26セルを選択してそのまま入力しただけです。
項目のフォントサイズは16pt、太字。(単位:円)だけは11pt
見積書の体裁がほぼ完了
これでほぼ見積書の体裁は整いました。

次は「データの入力規則」を適用して、入力の効率化を図ります。

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