Excel使いこなしの基礎と応用


入力規則・設定の種類を一通り覚える

間違った値の入力を自動で規制してくれる「データの入力規則」を賢く使いこなせれば作業効率UP。まずは基本的な使い方を抑えておきましょう。

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下の表にはA列からG列までそれぞれ異なった入力規則が設定されています。(表自体には意味はありません。あくまで操作解説のサンプルです)

  日付
時刻
リスト
整数
小数点数
文字列・長さ
入力規則の設定・日付 時刻 リスト 整数 小数点数 文字列(長さ指定)

「データ」タブ⇒データの入力規則

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データ」タブを開き、「データツール」グループの中ほどにある「データの入力規則」アイコンをクリック。
データの入力規則ボタン
ダイアログボックスが開くので、「設定」タブから「入力値の種類」を選択します。
入力値の種類

整数の入力規則を設定する

整数を設定した列サンプル冒頭のサンプル表のE列を見て下さい。ここに「整数」の入力規則を設定してみましょう。

E列(または設定対象のセルを全て)選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「整数」を選んで、クリック。この例では「5段階評価=1から5の整数」に限定するため「次の値の間」を選び、「最小値=1、最大値=5」に設定しました。
整数の設定ダイアログボックス
「OK」を押せば、このE列には「12345」のいずれかの数字しか入力できなくなります。ここで、仮に6を入力してみると・・・
入力規則のエラーメッセージ
このようなエラー画面が出て入力が規制されます。もし、通常は1~5までしか入力しないが、時々は別の数字や文字列も入力したいといった使い方をするなら、エラーメッセージの設定を変えて対処できます。


小数点数の入力規則を設定する

小数点数を設定した列サンプル冒頭のサンプル表のF列には「少数点数」を設定してみましょう。列か設定対象のセルを選択して、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「小数点数」をクリック。この例では0.0以上の数値は全て入力対象に含めるという前提で、「次の値より大きい」を選択して最小値を「0」としました。
小数点数を設定するダイアログボックス
この場合、小数点のない整数も入力されます。小数点以下の0を揃えて表示させたい時はHOMEリボンの機能アイコンを押すだけでできます。


リストの入力規則を設定する

リストを設定した列サンプル冒頭のサンプル表のC列に設定したのは「入力値の種類」の「リスト」。とても便利な入力規則で、選択肢となる入力値を幾つか登録しておいて、入力時にドロップダウンのリストメニューから選べる仕組みになっています。
入力規則のドロップダウンリストで選ぶ

リストに登録する項目は「元の値」に半角カンマで区切って入力します(下図参照)。
リストの入力規則ダイアログボックスでリスト項目の登録
この「元の値」のテキストボックスに入力しきれない長さのリストを登録するのには、別方法を採ります。


日付の入力規則を設定する

日付を設定した列サンプルA列を選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「日付」を選んで、クリック。この例では「2015年4月10日以降」の日付に限定して入力したいという前提で、以下のように設定しました。
日付の入力規則ダイアログボックス
ダイアログボックス2番めのプルダウンメニュー「データ」には下左図のような選択肢が用意されています。例えば「次の値の間」を選んで、「○月○日から□月□日まで」という指定もできます。
入力規則のデータ項目一覧日付の入力規則ダイアログボックスの別の設定例


時刻の入力規則を設定する

時刻を設定した列サンプルB列を選択して、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「時刻」を選んで、クリック。この例では特に時間指定はせず、24時間全て範囲に含めるということで、「次の値より大きい」を選択して値を「0:00:00」としました。
時刻の入力規則ダイアログボックス

文字列(長さ指定)の入力規則を設定する

文字列(長さ指定)を設定した列サンプルG列に適用したのは「文字列(長さ指定)」の入力規則。この例では「データ」で「次の値より小さい」を選び、「最大値」に「10」を指定しました。この列に入力できる文字数が10文字までになったということです。(※全角も半角も10まで
文字列(長さ指定)の入力規則ダイアログボックス
もちろん、「次の間の値」を選んで「5文字以から15文字まで」という指定や、「次の値より大きい」を選んで「8文字以上」という指定もできます。


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