「データの入力規則」の使い方・完全ナビ

データの入力規則
Excel

Excel「データの入力規則」の使い方・完全ナビ

間違った値の入力を自動で規制してくれる「データの入力規則」を賢く使いこなせれば作業効率UP。まずは基本的な使い方を抑えておきましょう。

下の表にはA列からG列までそれぞれ異なった入力規則が設定されています。(表自体には意味はありません。あくまで操作解説のサンプルです)
データの入力規則の種類

データの入力規則の設定

データ」タブを開き、「データツール」グループの中ほどにある「データの入力規則」ボタンをクリック。
データの入力規則ボタン
メニューから「データの入力規則」ダイアログボックスが開いたら、「設定」タブから「入力値の種類」を選択します。
データの入力規則ダイアログ→設定→入力値の種類

整数

「整数」の入力規則を設定した列
サンプル表の「E列」に「整数」の入力規則を設定します。

E列(または設定対象のセルを全て)を選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「整数」を選んで、クリック。この例では「5段階評価=1から5の整数」に限定するため「次の値の間」を選び、「最小値=1、最大値=5」に設定しました。
データの入力規則ダイアログで整数の入力規制を設定
「OK」を押せば、このE列には「12345」のいずれかの数字しか入力できなくなります。

小数点数

「小数点数」の入力規則を設定した列
サンプル表の「F列」には「少数点数」を設定します。
列か設定対象のセルを選択して、「設定」タブの「入力値の種類」から「小数点数」をクリック。この例では0.0以上の数値は全て入力対象に含めるという前提で、「次の値より大きい」を選択して最小値を「0」としました。
データの入力規則ダイアログで小数点数の入力規制を設定
この場合、小数点のない整数も入力されます。

リスト

「リスト」の入力規則を設定した列
サンプル表の「C列」に設定したのは「入力値の種類」の「リスト」です。
とても便利な入力規則で、選択肢となる入力値を幾つか登録しておいて、入力時にドロップダウンのリストメニューから選べる仕組みになっています。
ドロップダウンリストから入力値を選べる

リストに登録する項目は「元の値」に半角カンマで区切って入力します。
「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているのを一応確認します。
リストの「元の値」に入力値の候補を登録
この「元の値」のテキストボックスに入力しきれない長さのリストを登録するのには、別方法を採ります。

データの入力規則の長いリスト項目を一括で登録する方法、設定したのにドロップダウンリストが見当たらない時の確認事項を解説します。

入力規則のドロップダウンリスト長い項目も簡単設定

データの入力規則の「リスト」を応用した例です。参考にして下さい。

データの入力規則「リスト」設定の応用編「連動するドロップダウンリスト」。B列セルで選んだ値に従ってC列セルのリストを表示させ、そこで選んだ値から更にD列セルのリストを表示させるという連動型複数段階式の設定方法を解説しています。

複数のドロップダウンリストを連動させる

入力規則のリストの選択肢を途中で変更したくなった場合に備えて、項目を追加・削除しても設定をやり直さずに自動修正されるようにしておく操作の解説です。

データの入力規則「リスト」の項目を追加・削除しても自動で修正されるように設定

日付

「日付」の入力規則を設定した列
A列を選択して「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「日付」を選んで、クリック。この例では「2015年4月10日以降」の日付に限定して入力したいという前提で、以下のように設定しました。
データの入力規則ダイアログで日付の入力規制を設定
ダイアログボックス2番めのプルダウンメニュー「データ」には下左図のような選択肢が用意されています。
日付のデータの入力規則の「データ」メニュー
例えば「次の値の間」を選んで、「○月○日から□月□日まで」という指定もできます。
日付のデータの入力規則で期間を指定

時刻

「時刻」の入力規則を設定した列
B列を選択して、「設定」タブの「入力値の種類」プルダウンメニューから「時刻」を選んで、クリック。この例では特に時間指定はせず、24時間全て範囲に含めるということで、「次の値より大きい」を選択して値を「0:00:00」としました。
データの入力規則ダイアログで時刻の入力規制を設定

文字列(長さ指定)

「文字列(長さ指定)」の入力規則を設定した列
G列に適用したのは「文字列(長さ指定)」の入力規則。この例では「データ」で「次の値より小さい」を選び、「最大値」に「10」を指定しました。この列に入力できる文字数が10文字までになったということです。(※全角も半角も10まで
データの入力規則ダイアログで文字列の長さの入力規制を設定
もちろん、「次の間の値」を選んで「5文字以から15文字まで」という指定や、「次の値より大きい」を選んで「8文字以上」という指定もできます。

見積書の作成を例に、データの入力規則の主だった設定を解説しています。実務での使い方の参考にして下さい。

データの入力規則を設定して見積書の入力を効率的にする

ユーザー設定

データの入力規則のダイアログボックスの「設定」で「ユーザー設定」を選択すると、数式を指定して入力制限をかけることができます。
データの入力規則のダイアログボックス→「設定」→「ユーザー設定」

重複した入力値を阻止する数式を設定する例を挙げて、「ユーザー設定」の使い方を解説しています。

データの入力規則「ユーザー設定」で数式を使って入力制限をかける方法

入力時メッセージ

入力ミスを未然に防いだり、入力値の例を示したりする目的で、道案内みたいな親切なメッセージがポップアップするよう設定することができます。
データの入力規則のダイアログボックス→入力時メッセージ

入力時メッセージの設定方法、実装例を解説しています。

入力時メッセージを賢く設定して作業効率UP

エラーメッセージ

例えば、「整数」を「1~5までの間」で設定したセルに「6」を入力してみると・・・
データの入力規則で「整数」を「1~5までの間」で設定したセルに「6」を入力
このような↓エラー画面が出て入力が規制されます。
データの入力規則のエラー画面
もし、通常は1~5までしか入力しないが、時々は別の数字や文字列も入力したいといった使い方をするなら、エラーメッセージの設定を変えて対処できます。
データの入力規則のダイアログボックス→エラーメッセージ

入力規則を適用したセルに設定と違う値を入力しようとすると、エラーメッセージが出現してストップをかけてきます。このメッセージは3バージョンあって、状況に応じて使い分けることができます。

入力規則のエラーメッセージ3種類を使い分ける

日本語入力

「日本語入力」は、列ごとに入力モードを指定しておいて自動切り替えしてくれる機能です。例えば、列見出しが「番号」-「名前」-「住所」などと並んでいて、数字を打つ列と日本語を打つ列が混在している場合、一つのセルに入力して次のセルへ移動する度に入力モードを切り替える煩わしさを回避できます。
データの入力規則のダイアログボックス→日本語入力

「日本語入力」設定方法と、使っていく上で時折ぶつかる疑問点や注意点をまとめました。

データの入力規則の「日本語入力」設定と、ぶつかる疑問点注意点

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