Excel使いこなしの基礎と応用


区切り位置指定ウィザードでデータの分割と削除

一つのセルに複数のデータが入っていると、Excelでは何かと扱いづらい場面が出てきます。これを適正に分割するのに役立つのが区切り位置指定ウィザードです。各フィールドの区切りが同一文字かスペースでジョイントされたわかりやすいデータだけでなく、かなり雑多に見える固定長のデータでもきれいに切り分けてくれますし、不要な部分もついでに削除してくれます。

下図のA列に入力された座席コードを例にしてみましょう。
分割するデータ例
ここでやりたいことは以下の2つです。
(1)「1階A扉 3列-No.34」を「1階」「A扉」「3」「34」に分割表示する。
(2)「列」「No.」フィールド名になっているので消去する。

スポンサーリンク

座席コードが入ったセル範囲(上記例ではA2:A5)を選択して「データ」タブの「データツール」グループにある「区切り位置」ボタンをクリック。
区切り位置をクリック

区切り位置指定ウィザード」の最初のページが開き、「データのファイル形式」を2つの選択肢から選びます。これは主にcsvファイルなど外部から取り込んだデータをExcel仕様に修正することを想定したもので、1セルにに分割されるデータが特定の区切り文字で仕切られているか、左右どちらかに位置合わせされているかの選択です。

スポンサーリンク

上記例のコードは一見どちらにも該当しないような感じで悩みそうですが、分割するデータは右に位置合わせされているので、
データの区切り位置
スペースによって右または左に揃えられた固定長フィールドのデータ」をオンにして「次へ」。※カンマやハイフン等同一の区切り文字で整然と区切られたデータでなければ、とりあえずこちらを選択しちゃいましょう。
区切り位置指定ウィザードでファイル形式を選択
2ページ目では「データのプレビュー」で「扉」の右横に区切り線が自動挿入されていますね。スペースを認識してデータの区切り位置はここでいいですか?と示したわけです。
区切り位置指定ウィザードの2ページめで、空白の横に区切り線
この「データのプレビュー」画面で区切り位置を増やしていきます。「階」の右、「列」の左、「No.」の右をクリックすると、その場所に区切り線が追加されます。
区切り線の追加
この区切り線はダブルクリックで削除され、ドラッグで移動できます。「次へ」。

スポンサーリンク

区切り位置ウィザード」の最後のページの設定は重要です。まずは「表示先」の指定。ボックス横の矢印をクリック。
区切り位置指定ウィザードの3ページ目で分割したデータの表示先を指定
分割したデータを表示させるセル範囲の最初のセル(上記例ではB2)をクリックして「表示先」に指定します。※「表示先」のセルはあらかじめ分割する数だけ挿入しておきましょう。指定セルの隣にデータの入ったフィールドがあった場合、そこに上書きされますので注意が必要です。
表示先の最初のセルをクリック
表示先の指定が完了したら「データのプレビュー」で区切り線で仕切られた「列-No.」の範囲をクリックして選択し、「列のデータ形式」の「削除する」をオンにします。※他のデータも必要があれば文字列などに変更しておきます。デフォルトはG/標準。
不要な範囲を選択して「削除する」をオン
「完了」を押すと、次のような注意喚起画面が出現するかもしれませんが、そのまま「OK」して下さい。
注意喚起画面
データが意図した通りに分割表示されました。
データの分割表示が完了

▶「姓」「名」を分割(LEFT・RIGHT・LEN関数)

Officeで作れるもの