ワード使いこなしの基礎と応用

アウトラインで、長文の文書作成に欠かせないレベル設定と管理

レポートや論文などページ数の多い文書を作成する場合、内容を要旨ごとに分割し、分かりやすい階層(レベル)構造にすることが完璧に仕上げる早道です。「アウトライン」は、その作業を適確に行うために設計された表示モードで、文書全体の構成を視覚的に把握しながら入力できます。アウトライン表示の操作方法と注意点を図解します。

目次


アウトライン表示モードにする

アウトライン表示に切り替えるには、「表示」タブの「アウトライン」ボタンをクリックします。
表示タブの「アウトライン」ボタン
アウトライン」というタブが出現して、リボンが切り替わります。
リボンがアウトラインの表示に切り替わった
画面の表示が「印刷レイアウト表示」から「アウトライン表示」に変わりました。※下図の文書は幾つかの冒頭文に見出し1のスタイルを設定してあります。
▶見出しスタイルの設定
「印刷レイアウト表示」から「アウトライン表示」にチェンジ
レベル(階層)に応じてインデントが下げられていること、段落ごとにアイコンが付いたこと、この2点が変更箇所です。

段落に付く「+」「」アイコンの使い方

アウトライン表示を拡大して見てみましょう。
アウトライン表示を拡大
レベル1=見出し1」が設定された段落には「」プラスのアイコンが表示され、「レベルなし」の本文には段落ごとに小さな「」のアイコンが表示されています。※1行目の「恐竜たちの時代」は表題の書式が設定されていますが、レベルは設定されていないので本文扱いになり、冒頭に「」が付いています。

これらのアイコンを操作することで、階層ごと、段落ごとの選択・移動・変更作業を効率的に行うことができます。

選択と移動

【選択】
行頭のアイコンをクリックしてみましょう。
まず、レベル1(見出し1)が適用された「+」アイコンをクリックしてみると、「見出し1」の段落と共に、その配下に属す「本文」の段落群が全て選択されます。
見出し1の「+」アイコンをクリック

「本文」の中の段落に付いたアイコンの一つをクリックすると、
本文の「○」アイコンをクリック
その段落だけが選択されます。

【移動】
アイコンをドラッグすることで、自由な位置に階層や段落を移動させることができます。
移動場所を示すガイドが表示されて移動しますので、配置したいところに来たら、マウスボタンを放します。
アイコンをドラッグして階層や段落を移動

展開と折りたたみ

「+」のアイコンの表示は、その段落に見出しレベルが設定されているということ共に、その見出しに属する「内容」が存在することも意味しています。(※「-」アイコンの表示は見出しに格納されているものがないことを示唆。空っぽで、孤立した状態)
下図で言えば、「恐竜の大型化の謎」という見出しに属する「内容」は赤線で囲んだエリアで、全てが展開された状態です。
見出しが展開されている
このアイコンをダブルクリックすることで、格納された内容が折り畳まれて非表示になります。
アイコンをダブルクリックで折りたたまれる
また展開させたい時も、アイコンをダブルクリックすれば元通り。

展開と収納が自在に操作できるので、表示をコンパクトにして作業することができます。

アウトラインツールの使い方

アウトライン」タブのリボンにある「アウトラインツール」で作業してみましょう。
アウトラインツール

前章と同じ「移動・展開・折りたたみ」もボタンで操作できます。
アウトラインツールの移動・展開・折りたたみボタン
下図のように展開した状態でアイコンをクリックして選択し、
展開した状態でアイコンをクリック
アウトラインツール」の「」ボタンを押すと、
アウトラインツールの「-」ボタンをクリック
折りたたまれます。※そのまま今度は「」ボタンを押せば、再度展開されます
見出しが折りたたまれた

移動ボタンを操作するコツ

▲▼のボタンで移動させる時は、移動先が展開しているか閉じているかで操作結果が変わります。

「誕生のきっかけ」という見出しを配下の本文と共に後ろに移動させたいといった場合、下にある見出しは折りたたまれている必要があります。
見出しを配下の本文ごと移動させる
上図の状態で▼を押せば、意図した通りに移動できます。
移動が完了

ですが、移動先が展開された状態で「アウトラインツール」の「」を押すと、
移動先が展開された状態で▼ボタンを押す
下の見出しと本文の間に選択項目が入り込む形になってしまいます。
意図しない移動結果になる
まとまった章を移動させる場合は、全ての見出しを折りたたんでおくと作業しやすくなります。

見出しを一括で折りたたむ

「+」アイコンをダブルクリックすれば格納された下位レベルの段落を折りたたむことができますが、見出しを一つずつ順に折りたたむ作業を繰り返すのは面倒。

これを一括で行うには、「アウトラインツール」の「レベルの表示」右横にあるプルダウンリストを引き出します。
アウトラインツールのレベルの表示
リストは「レベル1~9」と「すべてのレベル」から選ぶようになっており、選択されたレベルから上位の段落全てを表示します。
仮に、「レベル3」を選択したとすれば、「レベル1」「レベル2」「レベル3」のテキストが表示され、それらが格納している下位レベルの段落は折りたたまれて非表示になります。
レベルの表示で選択されたレベルから上位が表示される
※本文まで展開して表示させるには「すべてのレベル」を選択します。

レベルを変更する

現在の見出しレベルを上げる(または下げる)操作は画面左上のドロップダウンリストから行います。
見出しレベルを変更するリスト
ただ、ここで注意点が一つ。
見出しのレベルを変更する時に不用意にアイコンをクリックして配下の段落まで選択してしまうと、本文まで全部見出しになっちゃったりするので、見出しを選択する時は「Altキー」を押しながらアイコンをクリック。見出しのテキストだけ選択できます。
見出しのテキストだけ選択する時はAltキーを押しながらアイコンをクリック

レベルの変更はドロップダウンリストの左右にある「«(最上位の見出し1に変更)」「(一つ上のレベルに変更)」「(一つ下のレベルに変更)」「»(本文に変更)」ボタンで操作することもできます。
レベルの変更を« ‹ › »ボタンで操作

設定した書式を一時的にクリアする

見やすい文書を作成するためには適切な書式設定が欠かせませんが、編集段階で邪魔になることもあるかもしれません。
そんな時のために、「アウトラインツール」では書式を一時的に消す機能ボタンが用意されています。

操作は文字列の書式の表示」のチェックを外すだけです。
アウトラインツールの「文字列の書式の表示」のチェックを外す
文書全体の構成を見直す場合などでは、装飾を省いてみると案外、方向性や問題点を見つけやすくなることもありますね。

本文を一行だけ表示させる

折りたたみで長文の文書をコンパクトに整理できるのが「アウトライン表示」の優れた点ですが、見出しの羅列だけだと、特定の文章がどこにあるか迷うことがあります。
見出しの羅列
そこで、本文の段落も1行だけ表示させておくことができます。
レベルの表示」を「すべてのレベル」にして、その下にある1行目のみ表示」にチェックを入れます。
レベルの表示を「すべてのレベル」にして「1行目のみ表示」にチェックを入れる
「本文」の段落群が全て1行のみ表示されました。
本文の段落が1行のみ表示


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