見出しにアウトライン設定|既存文書に階層構造を作る

見出し位置を境界線で仕切った図

見出しにアウトライン設定|既存文書に階層構造を作る

ページ数の多い文書は特に「大見出し」「中見出し」「小見出し」を適正に使って分かりやすい構造にしておくのは必須事項。この管理方法はWordの機能と深く連携しているので要所要所で効いてきます。

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文書の階層構造を意識して入力する

長文のレポートを作成する場合などは特に、見出しを設定して文書構造を明確にしておく必要があります。
これは、読み手に解りやすいというだけでなく、後々、Wordに搭載された便利機能を活用するための下準備にもなります。

レベル分けされた見出しと本文から成る文書を入力する際は、「見出し」にする文章を改行して段落にしておきます。下図は白紙のWord文書に入力した例です。「見出し」になる文字列が改行マークで区切られていますね。
Wordの入力例
分かりやすく境界線で仕切ってみます。
見出し位置を境界線で仕切った図
このように、「見出し」と「本文」を段落単位にして並べながら、淡々と入力作業を進めましょう。

見出しスタイルを適用して階層構造を作る

入力が完了したら、「見出し」スタイルを設定してWordに階層構造を認識させます。

「見出し」スタイルはWordが用意した書式のリストですが、設定すると、装飾を施すだけでなく階層レベルの情報も付与されます。
「見出し1」の書式スタイルを適用すれば、その段落が「見出し1」の階層レベルであるとWordが把握し、ナビゲーション機能に反映させたり、目次の作成などに応用するわけです。

見出し設定の操作

設定操作は簡単です。
入力時に区切っておいた「大見出し」の段落内にカーソルを置いて、
大見出しの段落内にカーソルを置く
「ホーム」タブの「スタイル」にある「見出し1」のスタイルをクリックします。
ホームの見出し1のスタイルをクリック
大見出しに「見出し1」のスタイルが適用され、同時に階層レベルが付与されました。
見出し1のスタイル適用
この設定は、適用する文字列の上で右クリックし、「スタイル」から一覧を引き出して操作することもできます。
右クリックからスタイルを適用させる場合

同様にして、「中見出し」に「見出し2」を設定します。
複数を同時に設定したい場合は、まず、最初の段落の余白をポイントして、ポインタが白抜き矢印の形になったところでクリックして選択し、
見出しを設定する最初のテキストを選択
2つ目以降はCtrlキーを押しながら余白をクリックして選択します。
見出しを設定する2つ目以降をCtrlキーを押しながら選択
「ホーム」の「スタイル」か、右クリックでツールバーを表示させて「スタイル」から「見出し2」を選択します。
スタイルが適用されました。
見出し2のスタイル適用

白紙の文書からアウトラインを設定し、その後で文章を入力する場合はこちらから

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