ワード使いこなしの基礎と応用

見出しの設定は文書作成の要

ページ数の多い文書は特に「大見出し」「中見出し」「小見出し」を適正に使って分かりやすい構造にしておくのは必須事項。この管理方法はWordの機能と深く連携しているので要所要所で効いてきます。見出しは「ナビゲーション」にその階層構造が自動的に表示され、文書全体の把握や検索もスムーズです。

目次


文書の階層構造を意識して入力する

長文のレポートを作成する場合などは特に、見出しを設定して文書構造を明確にしておく必要があります。
これは、読み手に解りやすいというだけでなく、後々、Wordに搭載された便利機能を活用するための下準備にもなります。

レベル分けされた見出しと本文から成る文書を入力する際は、「見出し」にする文章を改行して段落にしておきます。下図は白紙のWord文書に入力した例です。「見出し」になる文字列が改行マークで区切られていますね。
Wordの入力例
分かりやすく境界線で仕切ってみます。
見出し位置を境界線で仕切った図
このように、「見出し」と「本文」を段落単位にして並べながら、淡々と入力作業を進めましょう。

見出しスタイルを適用して階層構造を作る

入力が完了したら、「見出し」スタイルを設定してWordに階層構造を認識させます。

「見出し」スタイルはWordが用意した書式のリストですが、設定すると、装飾を施すだけでなく階層レベルの情報も付与されます。
「見出し1」の書式スタイルを適用すれば、その段落が「見出し1」の階層レベルであるとWordが把握し、後述するナビゲーション機能に反映させたり、目次の作成などに応用するわけです。

見出し設定の操作

設定操作は簡単です。
入力時に区切っておいた「大見出し」の段落内にカーソルを置いて、
大見出しの段落内にカーソルを置く
「ホーム」タブの「スタイル」にある「見出し1」のスタイルをクリックします。
ホームの見出し1のスタイルをクリック
大見出しに「見出し1」のスタイルが適用され、同時に階層レベルが付与されました。
見出し1のスタイル適用
この設定は、適用する文字列の上で右クリックし、「スタイル」から一覧を引き出して操作することもできます。
右クリックからスタイルを適用させる場合

同様にして、「中見出し」に「見出し2」を設定します。
複数を同時に設定したい場合は、まず、最初の段落の余白をポイントして、ポインタが白抜き矢印の形になったところでクリックして選択し、
見出しを設定する最初のテキストを選択
2つ目以降はCtrlキーを押しながら余白をクリックして選択します。
見出しを設定する2つ目以降をCtrlキーを押しながら選択
「ホーム」の「スタイル」か、右クリックでツールバーを表示させて「スタイル」から「見出し2」を選択します。
スタイルが適用されました。
見出し2のスタイル適用

見出しのデザイン

【簡単な設定】
シンプルに用意された書式を利用してデザインを修正する設定です。
「デザイン」タブ「テーマ」か「配色」を指定し、
「デザイン」タブで配色とフォント、書式を指定
「ドキュメントの書式設定」にあるリストから書式を選択します。
「ドキュメントの書式設定」にあるリストから書式を選択
時短で見栄えを整えることができます。
手軽に書式が設定された

【詳細な設定】
見出しレベルごとに書式を編集する方法です。
「ホーム」タブ「スタイル」から変更したい見出しにポイントして右クリックし、表示されたメニューから「変更」をクリックします。
ホーム→スタイルから見出しを右クリック、「変更」をクリック
「スタイルの変更」ダイアログボックスが開きます。
赤線で囲ったエリアで「フォント・配置・インデント・行間」の基本的な修正ができます。
「スタイルの変更」ダイアログ
それぞれのボタンの機能は以下のとおりです。
「配置・インデント・行間」のボタン機能
下図は修正前と修正後の文書です。「見出し1」「見出し2」の段落前後の間隔を広げ、「見出し2」のインデントを一つ下げました。
修正前と修正後の文書
更に細かい修正が必要なら、ダイアログ画面左下の「書式」ボタンをクリックして、メニューから編集箇所を選択。
書式ボタンをクリック
それぞれのダイアログが開き、よりきめ細かいカスタマイズができます。
各メニューのダイアログ

見出しとナビゲーションのステキな関係

長文になればなるほど、編集作業は煩雑になります。修正箇所を探すだけでも一苦労ですが、見出しが適切に設定されていれば、ナビゲーションウィンドウを使って、素速く目的の場所にたどり着けます。

ナビゲーションウィンドウの表示

表示」タブにある「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れると、画面左端に文書構造を箇条書きにしたエリアが表示されます。
見出しの文字列が適用したレベル順に入れ子式で並んでいます。
ナビゲーションウィンドウを表示
この見出しのテキストをクリックすると、瞬時にその位置までジャンプします。
見出しをクリックして移動
修正作業時にはとてもありがたい機能です。

ページ単位で移動することもできます。ナビゲーションウィンドウのタブを「ページ」に切り替え、目当ての画像をクリックするとそのページに飛びます。
ページの画像をクリックして移動

検索の使い方

ナビゲーションウィンドウには「見出し」「ページ」の他にもう一つ、「結果」というタブがありますが、ここは検索結果を表示します。

上部にある検索窓にテキストを入力すると、該当する箇所の前後の文章を抜き出して表示してくれます。太字になった検索語をクリックすると、その場所へジャンプします。
ナビゲーションウィンドウで検索
この時、文書内の検索語もハイライトされています。
文書内の検索語がハイライトされる/p>


見出しレベルを適切に設定することの意義が伝わったでしょうか?
次は、長文のWord文書を完璧に作るためのアウトライン表示


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