ROW関数で通し番号を振る

ROW（ロウ）は「行」のこと。行番号を求める関数ってことで、分かりやすいですね。

名簿の通し番号を入れる列の最初のセル（下図の例ではA2）を選択して、「数式」タブ「関数ライブラリ」の「検索/行列▼」のリストを下へスクロールして「ROW」をクリックします。

「関数の引数」ダイアログボックスが開きます。

「数式の結果」が「２」になっていますね。A2セルを選択してその行番号を求めたので当然「２」行目ですよってことです。…で、ここはこのままEnterを押します。

数式バーに「=ROW()」という式が入っているので、この末尾をクリックして、

「-1」と入力します。当該セルが「２行目」なので、その行番号から１を引いた値「２－１＝１」を求めたわけです。

Enterを押せば「１」という番号が入り、下へフィルコピーすれば連番が振られます。

シートの冒頭に表題などを入れていて、通し番号を振る最初のセルが３行目だったら、数式末尾に入力するのは「-2」、６行目だったら「-5」になるわけです。

※この表記を「001」にしたいなら当該セルを右クリック「セルの書式設定」⇨「表示形式」⇨「ユーザ定義」で「000」と指定。
　

コード番号などへの応用：例「1001～」「A組－1～」

前章の数式はいろいろ応用も利きます。

例えば、「1001」から通し番号を振りたいなら、数式バーの「=」の後に「1000+」と入れるか、式の末尾に「+1000」と入れます。前章の例なら「=1000+ROW()-1」または「=ROW()-1+1000」。求めた行番号に1000を足すだけですね。

「A組－1」のように文字列を加えたコード番号を表示させたいなら、数式バーの「=」の後にダブルクォーテーション「""」で括った文字列を挿入し、「＆」で繋げます。

この例だと「="A組－"&ROW()-1」となります。

TEXT関数を使った応用：例「A組－001～」

「A組－1」は簡単でしたが、これを「A組－001」にしたい時はTEXT関数の力を借ります。

「数式」タブ「関数ライブラリ」の「文字列操作▼」のリストを下へスクロールして「TEXT」をクリック。

引数は２箇所。

上の「値」には通し番号を求めるROW関数の式をそのまま入れます。下の「表示形式」には表示させたい文字列をダブルクォーテーション「""」で括って入れます。

数式は「=TEXT(ROW()-1,"A組－000")」になります。

計算式を保持して行を追加するちょっとしたコツ

一覧表に行データを追加するにはデータ範囲をテーブルに変換しておくのがベストです。行の書式も計算式も自動で複製してくれますから。

ただ、すでに完成された表（データ、計算式が入力済み）をテーブル化すると、数式がコピーされないなどの不具合が生じるため、テーブル機能を使わずに作業する場面もあるかと思います。

追加する行位置のひとつ下の行を選択して右クリック、メニューの「挿入」をクリックして行を追加すると、他のデータの通し番号は適正に入れ替わってくれますが、追加行は全てまっさら。連番の計算式も継承されません。

ここでガッカリせず、すかさず「Controlキー」と「D」を同時押し。すると、

すぐ一つ上の行データが入力値、書式、計算式込みでコピーされます。連番は適正に入れ替わっていますね。後は各項目を手動で入力し直し。

ちょこっとしたコツですが、覚えておくとけっこう便利。作業の効率化にも貢献してくれますよ。