テーブル機能の使い方・完全ナビ

テーブル機能の使い方

テーブル機能の使い方・完全ナビ

テーブルの設定手順、機能の使い方を順を追って解説するとともに、テーブル化すると何が変わる? テーブル機能を使う利点とは? デメリットは無いの? に答えます。

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データベースにはテーブル機能が欠かせない

データベース」とは情報が蓄積されたコンテナ(保管庫)です。
データベースの管理は能率が全て。そこで、表の作成とデータ管理を効率化させるための「テーブル機能」が重要になるわけです。

テーブルの設定とスタイルの選定

実際、「テーブル」を設定する操作はとても簡単で、シンプルな導線に沿ってあっという間に表組みが出来上がります。表にしたいセル範囲を選択して、「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「テーブルとして書式設定」ボタンをクリック。
「テーブルとして書式設定」ボタン
ボタン直下にテーブルのスタイル一覧が表示されるので好みのものを選んでクリック。
テーブルのスタイル一覧
「テーブルとして書式設定」ダイアログボックスが出たら、選択したセル範囲の指定になっていることを確認した上で「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて「OK」。
テーブルとして書式設定のダイアログボックス
選択した範囲がテーブルに設定されました。
テーブルが設定されたセル範囲
このテーブルのスタイルはいくつかのカラーと罫線の組み合わせから数十種類のバリエーションを持ちます。テーブルには通常の書式も設定でき、このスタイルよりも優先されます。ですから、独自のデザインにカスタマイズすることも可能なわけですが、能率重視の観点から、提供されたスタイルをそのまま使うことをお勧めします。

この表組みは1行おきに色が塗り分けられて見やすく工夫されており、データの入力時に前後の行との識別を助けてくれます。装飾は必要最小限、テーブル機能のコンセプトに則したシンプルな作りです。

テーブル機能を最大限に活用したデータベースの表の一つ、「住所録」を作ってみましょう。テーブルの使い方がよく分かります。

Excel住所録の枠組みをテーブルで作る

表をテーブルにすると何が変わるのか

表をテーブルにすると、テーブル化する前の表では手動で計算式を入れたりタブを切り替えながら操作していた手順が削ぎ落とされて簡略化し、表の内部だけで完結するようになります。

追加・削除の単位がフィールド(列)とレコード(行)になる

先頭行に各フィールド(列)ごとの見出しが付き、ここは固定(名前自体は変更できます)されます。A列に属するセルにはA列の見出しに則した内容のみが入力されるという強い縛りですね。これは行にも言えることで、一つの行には一件のデータのみを入力する必要があります。この原則を守ることでデータベースの活用がスムーズになるのです。

通常の表組みではセル単位の追加と削除ができますが、テーブル化した表内では追加と削除の単位は常に列ごと、行ごとになります。そうした縛りをかけることで表組みの崩れが回避され、データが常にあるべき場所にきちんと収まっている状況が維持されやすくなるわけです。

フィルターボタンが付く

テーブルを設定すると、その瞬間から表に「オートフィルター」機能が組み込まれます。列見出しの右横にある▼は「フィルターボタン」で、ポチッとすると並べ替えのリストや検索条件の入力ボックスが表示されます。
フィルターボタン
ここでの操作でデータの並べ替え、抽出などがスピーディにできるようになります。
フィルターボタンから引き出されるリスト

フィルターボタンの設置、操作方法、解除など使い方の全般をまとめています。

フィルターの基本操作・解除方法

膨大なデータの中から、取りこぼすことなく間違いを洗い出すためには並べ替えが有用です。商品名や得意先社名の不統一、コードの入力ミスなどを素早くピックアップしてくれます。

並べ替えの基本とデータの表記チェックへの応用

集計行をワンタッチで追加できる

テーブル内をクリックして表示される「テーブルデザイン」に切り替え、リボンの「テーブルスタイルのオプション」にある「集計行」にチェックを入れます。
「集計行」にチェックを入れる
表の最終行が集計行になります。
最終行に追加された集計行
数式を入力しなくても合計値・平均値などが自動で計算されるようになります。
「集計」のドロップダウンリスト

範囲を広げる(縮める)のが簡単になる

テーブルの範囲を列側に広げるのも行数を増やすのもとても簡単にできます。

最終列最終行のセルの右下隅に直角のカギ括弧みたいなマークがありますね。
テーブルの範囲を拡張・縮小するカギ括弧型のマーク
ここにカーソルを合わせて右方向へドラッグすれば列を増やすことができ、下方向へドラッグすれば行を増やすことができます。書式も数式も複製され、集計行がある場合は自動で最終行に移動していきます。同様に内側にドラッグすれば列・行を減らすことができます。

テーブルの範囲拡張のまとめ記事です。自動拡張と手動拡張のやり方、コツについて解説しています。

テーブル範囲を広げる操作と縮めるコツ

参照形式が変わる

テーブル化した表では参照形式が「構造化参照」という独特の表記になります。

通常(A1参照形式)のセル番地の代わりにテーブル名・フィールド名をそのまま組み込むので、数式の構造が直感的に理解しやすくなっています。

テーブルで使う参照形式「構造化参照」の仕組みと基本的な使い方の解説記事です。絶対参照的にするには?など。

「構造化参照」の仕組みを知る

テーブル化のデメリット

データ入力前に枠組みを作る段階からテーブル化して作業するのであれば、デメリットを被ることはないでしょう。データベースとしての原理原則に従って管理されていく限り、テーブル機能に死角はないはずです。

ただ、既に完成された表をテーブル化した場合、レコード(行)を追加してもA1参照形式で組み立てた数式がコピーされないので前述した構造化参照形式に修正しなくてはなりません。また、表内にセルを結合した箇所があると強制的に解除されます。そもそも、テーブルではセルの結合はできないのです。

くどいようですが、テーブルは表をデータベースとして活用することに特化した機能です。整然と並べられたタイルのような規則性があってこそ本領を発揮します。

行の途中で副題を入れたり注釈を付けたりする複雑な構成の表にテーブルを設定してもうまく機能しません。一つのシートに複数のテーブル化した表を並べるのも、予期しないアクシデントを招く確率が高いのでNG。テーブルはイレギュラーな要素が入り込むことを歓迎しないということですね。

プレゼン資料や企画書に印刷するため凝ったレイアウト、デザインの表を作成する必要があるなら、データだけ抜き出して別個にテーブル化しない表を作るのがベターだと思います。

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