Excel使いこなしの基礎と応用

フィルター機能を使えば手軽にデータ分析できる

列見出しの右横に付くフィルターボタン▼を操作することで、特定の商品データや、ある月の売上データの抽出が手軽にできます。数が多く、複雑なフィルターはダイアログの設定で実行。基準になるのは「テキスト」「日付」「数値」。比較演算子やAND・OR関数の組み合わせで、求めるデータの集計結果がたちどころに実装されます。

目次


フィルターボタンの設置と基本操作

フィルターボタンは列見出しの右端にある「」です。
列見出しのフィルターボタン
テーブル化した表には自動で装着される機能ですが、通常の表で使うためにはリボンの「フィルター」コマンドをクリックする必要があります。
1、データ」タブ「並べ替えとフィルター」→「フィルター」
「データ」タブのフィルターをクリック
2,ホーム」タブ「編集」→「並べ替えとフィルター」→「フィルター」
「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」→「フィルター」をクリック
フィルターでできるのは、列ごとに条件を指定して、それに合致した行データを抽出することです。
データベースの原則は「1行1データ」であり、1行にまとめられたデータを「レコード」と呼びます。レコードは固定された1単位で、これをフィルター機能で崩すことはできません。フィルターで抽出されるのはレコード単位だということを頭に入れておきましょう。

フィルターボタンをクリックすると、「並べ替えとフィルター」のメニューが降りてきます。下図の赤線の中がフィルター設定のエリアです。下部にそのフィールドの入力値が一覧表示されていますね。
フィルター設定メニュー
ある商品名でフィルターをかけるなら、この一覧で操作します。
最初に一覧の(すべて選択)のチェックを外します。全部の商品名からチェックが外れるので、抽出したい商品名にだけ改めてチェックを入れます。商品名は複数選べます。
抽出したい商品名にチェックを入れる
チェックされた商品のレコードが抽出されました。
チェックされた商品のレコードが抽出された

フィルターの解除方法

フィルターの解除には、主に2つの方法があります。

データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「クリア」をクリック。
この操作では全てのフィールドに適用されたフィルターが一括で解除されて元のデータ表の状態に戻ります。
「データ」→「並べ替えとフィルター」にある「クリア」をクリック

特定のフィールドに設定されたフィルターだけを解除したい場合は、そのフィールドのフィルターボタンからメニューを引き出して「"フィールド名"からフィルターをクリア」をクリックします。
メニューの「"フィールド名"からフィルターをクリア」をクリック
この操作では、他のフィールドに設定されたフィルターはそのままです。

オートフィルターオプション

フィールドの入力値が文字列であればメニューには「テキストフィルター」という項目が表示され、日付なら「日付フィルター」、数値なら「数値フィルター」と表示されます。そこからサブメニューで比較条件などを選択して「オートフィルター オプション」ダイアログが開き、更に詳細な条件を指定します。

▶「テキストフィルター」オートフィルターと「*」複数の条件でデータ抽出
▶「日付フィルター」特定の期間ごとにデータ抽出できる
▶「数値フィルター」数字データを柔軟に操る

複数の列をまとめて検索条件にしてフィルター

フィルターボタンは列見出しに付きますから、フィールド(列)配下のセルに入力された値が対象範囲になります。複数の列範囲をまたいで条件を指定することはできません。
複数列からフィルターをかける場合は「商品名」フィールドでフィルターをかけてデータを抽出したら、今度は「日付」のフィールドでフィルターをかけるといった作業を繰り返す必要があります。
列ごとにフィルターをかける

複数の列をまとめて検索条件にしてフィルターをかけたいなら、「詳細設定」→「フィルターオプションの設定」で作業します。
▶数の多い条件でフィルターできる詳細設定

▶フィルターしたデータを別シートに抽出する操作


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