フィルターの設定・基本の使い方

Excelフィルター
Excelデータベース

Excel(エクセル)フィルターの設定・基本の使い方

フィルター(オートフィルター)とは?

フィルター(filter)とは濾過することです。Excelでかけるオートフィルターは特定のデータを自動で抽出する機能で、データベースでの作業効率を大幅にアップしてくれます。

列見出しの右横に付くフィルターボタン▼を操作することで、特定の商品データや、ある月の売上データの抽出が手軽にできます。数が多く、複雑なフィルターはダイアログの設定で実行。基準になるのは「テキスト」「日付」「数値」。比較演算子やAND・OR関数の組み合わせで、求めるデータの集計結果がたちどころに実装されます。

フィルターを設定する

フィルターはテーブル化した表には自動で装着される機能です。

テーブル機能の使い方・完全ナビ

フィルターを通常の表で使うためにはリボンの「フィルター」をクリックして設定します。
1、データ」タブ「並べ替えとフィルター」→「フィルター」
「データ」タブのフィルターをクリック

2,ホーム」タブ「編集」→「並べ替えとフィルター」→「フィルター」
「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」→「フィルター」をクリック

フィルターが設定されると、フィルターボタン「」が列見出しの右端に付きます。
列見出しのフィルターボタン

フィルターでできるのは、列ごとに条件を指定して、それに合致した行データを抽出することです。
データベースの原則は「1行1データ」であり、1行にまとめられたデータを「レコード」と呼びます。レコードは固定された1単位で、これをフィルター機能で崩すことはできません。フィルターで抽出されるのはレコード単位だということを頭に入れておきましょう。

フィルターのかけ方・基本

フィルターボタンをクリックすると、「並べ替えとフィルター」のプルダウンのメニューが降りてきます。下図の赤線の中がフィルター設定のエリアです。下部にそのフィールドの入力値が一覧表示されていますね。ある商品名でフィルターをかけるなら、この一覧で操作します。
フィルター設定メニュー

最初に一覧の(すべて選択)のチェックを外します。全部の商品名からチェックが外れるので、抽出したい商品名にだけ改めてチェックを入れます。商品名は複数選べます。
抽出したい商品名にチェックを入れる
チェックされた商品のレコードが抽出されました。
チェックされた商品のレコードが抽出された

降順と昇順

フィルター機能を設定した表の各列見出しのプルダウンから昇順・降順で並べ換えることができます。昇順と降順についてExcel初心者にも分かりやすく解説しています。

Excel(エクセル)の昇順と降順|並び替えの基本を詳しく

列の項目ごとのフィルター

列(フィールド)の入力値が文字列であればメニューには「テキストフィルター」という項目が表示され、日付なら「日付フィルター」、数値なら「数値フィルター」と表示されます。そこからサブメニューで比較条件などを選択して「オートフィルター オプション」ダイアログが開き、更に詳細な条件を指定します。

テキストフィルター

テキストフィルターから、ANDとORを使い分けて2条件に合致したデータを抽出する方法、商品名の形質や色などを部分的に抜き出して条件を構築する「*アスタリスク」を使ったテクニックを図解します。

「テキストフィルター」オートフィルターと「*」複数の条件でデータ抽出

日付フィルター

月ごと、四半期ごとの業績を文書化する時には「日付フィルター」で適正に抽出されたデータ表が欠かせません。ダイアログに装備されたカレンダーで正確な日付を指定して、求める期間のレコードをまとめられます。

「日付フィルター」特定の期間ごとにデータ抽出できる

数値フィルター

「数値フィルター」では、様々な数字データを視点を変えて柔軟に抽出できます。限られた時間内で手軽に分析できるよう「トップテン」「平均以上・以下」がその場で表にまとめられる親切設計。

「数値フィルター」数字データを柔軟に操る

フィルターの詳細設定(フィルターオプション)で複数の検索条件

フィルターボタンから実行するデータ抽出で対応できない、複数の条件指定でフィルターを実行する操作の解説記事です。

数の多い条件でフィルターするなら詳細設定から

照合や比較条件でフィルターしたデータを、別のワークシートに複写して利用したい時に役立つテクニックです。実装手順と、抽出条件の入力例を詳しく図解します。

フィルターしたデータを別シートに抽出する操作

フィルターの解除方法

フィルターの解除には、主に2つの方法があります。

データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「クリア」をクリック。
この操作では全てのフィールドに適用されたフィルターが一括で解除されて元のデータ表の状態に戻ります。
「データ」→「並べ替えとフィルター」にある「クリア」をクリック

特定のフィールドに設定されたフィルターだけを解除したい場合は、そのフィールドのフィルターボタンからメニューを引き出して「"フィールド名"からフィルターをクリア」をクリックします。
メニューの「"フィールド名"からフィルターをクリア」をクリック
この操作では、他のフィールドに設定されたフィルターはそのままです。

SUBTOTAL関数でフィルターをかけて抽出したデータを集計する

フィルターをかけて抽出したデータの集計にはSUBTOTAL関数が使われます。
売上表のフィルターボタンをクリックし、選択肢から一つの項目のデータだけを抽出して表示させました。
フィルターで特定のデータを抽出して表示

SUBTOTAL関数でフィルターで抽出されたデータを「集計方法=9(合計)」「参照1=F列」を指定して計算します。
SUBTOTAL関数でフィルターで抽出されたデータの「数量」を「集計方法=9」「参照1=F列」を指定して計算
フィルターで抽出されたデータだけが合計されました。この数式を他のセルにオートフィルコピーします。
SUBTOTAL関数でフィルターで抽出されたデータの「数量」だけ合計

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