Excel使いこなしの基礎と応用

データの入力規則「ユーザー設定」で数式を使って入力制限をかける方法

使用関数:COUNTIF

データの入力規則のダイアログボックスで「ユーザー設定」を選択すると、数式を指定して入力制限をかけることができます。ここでは、新規会員に配布するアカウントが重複していた場合に「そのアカウントは既に使われています」のエラーメッセージが出て入力を阻止する例で解説します。

目次


ユーザー設定で重複入力を阻止

会員に振り分けるアカウントの列に重複を禁じる入力規則を設定します。
重複を禁じる入力規則を設定する列
アカウントのF列全体に「入力値は唯一無二」という数式でデータの入力規則を設定します。この数式は指定した条件に合致するセルの個数を求めるCOUNTIF関数を使って組み立てます。
「数式」タブ「関数ライブラリ」「その他の関数」「統計」から「COUNTIF」をクリック。
関数ライブラリの統計からCOUNTIFをクリック
COUNTIF関数の引数を開いたダイアログで確認しましょう。
最初の引数「範囲」は条件を検索する範囲のことです。ここではアカウントのF列全体を指定します。
次の引数「検索条件」にはF列の先頭行のセル「F1」を指定します。
COUNTIF関数の引数ダイアログボックス
この数式は「=COUNTIF(F:F,F1)」で、「F列F1の入力値が幾つあるか」を求めています。答えはもちろん「1」。これが「1」でない場合に規制をかけたいわけですから、 「F列F1の入力値1つある」という条件式を組み立てます。即ち、「=COUNTIF(F:F,F1)=1」。
この数式をコピーしておきましょう。

列番号の「F」にポイントして下向きの矢印が出たらクリック、アカウントの入るF列全体を選択します。
アカウントの入るF列全体を選択
「データ」タブ⇒「データツール」⇒「データの入力規則」ボタンをクリック、
「データ」タブ⇒「データツール」⇒「データの入力規則」
表示されたダイアログボックスの「設定」タブを開いて、「入力値の種類▼」から「ユーザー設定」を選択します。
データ入力規則の入力値の種類からユーザー設定を選択
数式」に前述した数式「=COUNTIF(F:F,F1)=1」をペーストするか、入力します。
数式に=COUNTIF(F:F,F1)=1をペースト
「OK」を押して、試しに既にあるアカウントを追加入力してみます。
入力を確定した時点で「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」というエラーメッセージが表示されれば設定がうまくいったということです。
規定のエラーメッセージが表示される
この、規定のエラーメッセージを独自の表現に変えることもできます。

エラーメッセージを編集

再度、F列を選択してデータの入力規則を開きます。

エラーメッセージ」タブに切り替えて、「タイトル」を「アカウント重複エラー」に、「エラーメッセージ」を「そのアカウントは既に使われています。」に設定
エラーメッセージを独自の表現に設定
もう一度、既にあるアカウントを追加入力してみて、エラーメッセージが設定どおりになるか確認しましょう。
設定したエラーメッセージが表示された
▶エラーメッセージの種類と詳細


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