Powerpoint使いこなしの基礎と応用


不要なデータを除外して軽量スッキリ|Excelグラフをパワポに埋め込む裏技

Excelとは別種類のグラフにしたいが、PowerPointで1から作るのはメンドイ。そこでExcelからグラフをコピーして埋め込み貼り付け。でも、ブック全体が埋め込まれてくるんで要らないデータがくっついてきてファイルサイズが重くなる。必要なデータだけ取り込んで、Excelとは種類やデザインが別のグラフを軽量サイズで作る方法です。

目次


Excelとはリンクせず、必要なデータだけ埋め込む

Excelの必要なデータにリンクする方法もありますが、それだとExcel側、PowerPoint側のグラフが同期されてしまいます。Excel側のグラフとは連動させず、別の種類・別のデザインのグラフを作成し、PowerPointでだけ編集・管理する仕様にしたいわけです。

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Excelのグラフ↓をコピーして
Excelのグラフを埋め込みで貼り付け
PowerPointに「ブックを埋め込む」で貼り付けて「データの編集」を押すと、小さなウィンドウにスプレッドシートに入ったデータ表が表示されますね。
シートの表の編集画面
一見、必要なデータだけ取り込まれたように思いますが、このウィンドウを広げてみると他のグラフなどシート上にある全てが埋め込まれてきてます。
不要なデータも埋め込まれている
このブックに複数のシートがあった場合、それらも全部埋め込まれることになるので、ファイルサイズが大きくなってしまうんですね。

そこで、この中から必要なデータだけを抜き出してPowerPointに埋め込みます。

PowerPointでグラフ挿入して下準備

まず、PowerPoint側で作りたいグラフを挿入しておきます。コピー元のExcelグラフとは別種類のグラフを作成したいなら、それを選びます。
▶グラフの挿入方法についてはこちらで解説

この例では「3-D積上げ縦棒」を作成してみましょう。
PowerPointにグラフを挿入

Excelから必要なデータ範囲だけをコピーする

Excelに切り替えて表の必要なデータ範囲だけを選択します。
Excelで必要なデータ範囲だけ選択
ホーム」の「コピー」ボタンを押します。
コピーボタン
PowerPointに戻り、小さなウィンドウのシートの「A1」セルをクリックしてから、貼り付けボタンは使わずに「Controlキー」と「V」を同時に押して貼り付けます。(右クリック⇒貼り付けオプション⇒貼り付けでもOK)
PowerPointのシートに貼り付け
グラフにデータが反映されました。
グラフにデータが反映
小ウィンドウのスプレッドシートを広げてみると、
不要なデータが無くなったシート
不要なデータはありませんね。

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Excelからデータだけを流用して、元グラフとは別の種類のグラフに作り変えました。後は、プレゼンに最適なデザインに編集すればいいだけです。Excelとはリンクしていないので、双方のグラフは別個に管理されます。 ※下の画像をクリックで拡大表示
ExcelとPowerPointのグラフ比較
▶Excelグラフの作り方と実例

Officeで作れるもの