Excel使いこなしの基礎と応用

テーブル範囲を広げる操作と縮めるコツ

Excelでテーブル化すると、データベースの範囲の拡張がとても簡単です。自動拡張と手動拡張の2手があり、表の形態に応じて操作を選べます。広げ過ぎちゃったテーブルを縮小する時は(場合によって)ちょっとコツが要るかもです。

目次


テーブル範囲を広げる

テーブル範囲は下方向(行範囲)にも右方向(列範囲)にもスムーズに拡張できる仕様になっています。方法は幾つかあり、自分が最も操作しやすいやり方を選べます。

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そのまま入力を続ければ自動拡張される

シンプルな構造の表データで、淡々とレコードを埋めていく作業を繰り返すなら、そのまま入力を続けて自動拡張に身を任せましょう。

テーブルの最終行を入力し終わったら、Enterキーを押して次の行の左端のセルへ移動し、最初のフィールド(1列目)のセルにデータを入力します。この時点ではまだ、この行はテーブルの範囲外にあります。
テーブルの最終セルでEnterを押し、次の行の最初のセルにデータを入力
ここでTabキーを押して入力値を確定させると、その行が自動でテーブル範囲に組み込まれます。
入力を確定させると行がテーブル範囲になる
要するになんの設定も操作も不要で、そのまま入力を続ければいいわけですね。(表によっては最初の入力セルが左端のフィールドではない場合もありますが、途中のセルを最初に入力して確定させたとしても同じ結果が得られ、その行はテーブル範囲に組み込まれます)

ハンドルを引っ張るか、きっちり数値入力で拡張

上記の自動拡張がわかれば他は要らないと思うかもしれませんが、データ表にもいろんなタイプがあるので一概には言えませんし、行がテーブル範囲になるまでの間(ま)がなんかイヤっていう人もいそうな気がします。・・・で、手動拡張の出番です。

手動でテーブルを広げる操作には、テーブルのハンドルを引っ張るように視覚感覚的に範囲を拡張する方法と、ダイアログにデータ範囲を指定して拡張する方法があります。

ハンドルを引っ張る

テーブル範囲の最終セルにカギ括弧型のハンドルがあるのに気付いていると思います。
テーブルの最終セルにあるハンドル
ここにポイントするとマウスカーソルが斜めの両方向矢印になります。そのまま、行の拡張なら下へドラッグすればその範囲が拡張されます。
ハンドルを下方向へドラッグでテーブルが広がる列の拡張なら右へドラッグすれば範囲が広がります。
ハンドルを右方向へドラッグでテーブルが広がる

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ダイアログに数値入力

「テーブルツール」-「デザイン」タブの「プロパティ」グループにある「テーブルのサイズ変更」をクリック。
テーブルのサイズ変更をクリック
テーブルのサイズ変更」ダイアログボックスが表示され、破線がテーブル範囲の周囲を回っていますね。
テーブル範囲に破線が周り、サイズ変更のダイアログが開く
この、破線で囲まれたテーブル範囲を選択し直して、「OK」します。
破線で囲まれたテーブル範囲を選択し直す
行、列共に拡張されました。
テーブルが拡張された
入力データの数、追加するフィールド(列項目)数が決まっているなら、データ範囲指定の小窓にある数値を修正して拡張すればより正確です。
サイズの変更ダイアログの数値を修正

テーブル範囲を縮める

前章で解説した方法は範囲を縮小する際にも応用できます。ハンドルを上へ、または左へドラッグすればテーブル範囲を縮めることができますし、ダイアログでも縮小した範囲を指定すればいいのです。

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ただ、数式が入っているテーブルをこれらの方法で縮めると「#VALUE!」などのエラー値が残されてしまいます。
数式のあるテーブルを縮小するとエラー値が残る
テーブル範囲の拡張では数式も入力規則も込みで複製されますが、縮小では数式は消去されないのです。エラー値はクリアすれば消えますが、どうせなら縮小する範囲と一緒に片付けたいですね。

そこで、テーブル範囲の縮小は、縮小範囲を選択 → 右クリック →「削除」→「テーブルの行」(または「テーブルの列」)で行います。
テーブルの行(列)の削除
これなら、エラー値を残さずにテーブル範囲をきれいに縮小できます。

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