Excel使いこなしの基礎と応用

Excelで見積書を作る手順

見積書をExcelで作成する意義は、単に文書を作るだけでなく、関数や計算式を使って実務の簡略化・円滑化が図れるという点にあります。自動入力、自動集計機能を要所要所に適用させながら作っていくので、Excelの知識も格段に深まるはずです。

簡単な表作成でExcelの初歩はマスターできたと思いますので、ここでは、もう少し複雑な表組みを実践しながら、「見積書」の作成に挑戦してみましょう。

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下図は完成した見積書のサンプルです。このサンプルの作成手順をステップバイステップでたどっていきます。※下の画像をクリックで拡大表示
見積書の完成サンプル

見積書作成のプロセス


Step1.セルの列幅・行高を整えて大まかなレイアウトを作成

step-arrow
全体のセルの割当てを決めておく

セルのレイアウト
手書きでもいいし、画像編集ソフトでもいいので、レイアウトと全体のセルの割当てと列幅・行高を決めておきます。用紙サイズをA4にする場合、横幅が21.0cm、縦の長さが29.7cmになるので、余白とセルの幅(高さ)をcm単位で決めておきましょう。
全体を通してここが一番面倒くさいんですが、ここをきっちりやっておくと、Excelでの作業がスムーズです。

もっとシンプルなレイアウトにするなら、Excelでいきなり始めちゃってもいいかもしれませんね。まー、でも、できれば「急がば回れ」でいった方が無難だと思います。

※ 作成サンプルに使う見積書のデータを最終ページでダウンロードできます。よければ参考にして下さい。修正してご利用いただくこともできます。

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Excelで列幅と行高を整える

Excelの新規ページを開いたら、「ページレイアウト」タブで「用紙サイズ」をA4に
用紙をA4に設定
余白」をあらかじめ決めておいた数値にしておきます。
余白を設定
更に、「表示」タブの「ブックの表示」を「ページレイアウト」にしておきましょう。用紙サイズや余白を設定する「ページレイアウト」タブと紛らわしいんですが、この「ページレイアウト」は「表示」タブにあるコマンドの一つです。
表示をページレイアウトに設定
「ページレイアウト」の特徴は、1.余白が表示される 2.ルーラーが表示される 3.右横と下に2ページ目以降が並んで表示される 4.ヘッダー/フッターをクリックして挿入及び編集できること。
表示がページレイアウトモードになった

余白の表示によって、仕上がりイメージを確認しながら作業できるし、列幅・行高がオーバーするとセルが容赦なく隣や下にはみ出すので、即行Control+Zキー押しで元に戻せます。

それと、今回の作業では列幅と行の高さを1つずつ数値入力していきます。

A1セルの幅を変えるには列Aを右クリックしてメニューから「列の幅」を選び、そこから開くダイアログボックスの数値を入れ替えるわけですが、通常はポイント単位になっている数値が「ページレイアウト」表示ではcm単位なので、修正しやすいのです。

行の高さも行番号を右クリック、メニューから「行の高さ」をクリックし、開いたボックスの数値を入れ替えます。

列幅設定ボックス行の高さを設定するボックス
▶列幅を変える方法の詳細
▶行の高さを変える方法の詳細

Aから順に列幅を、1から順に行の高さを修正した後のレイアウトが下図です。
セルのサイズを整えたファイル
(1)と(2)は等幅。(2)を構成する2つのセルも等幅にします。

(3)(4)(5)を構成する行の高さをそれぞれ等しく揃えます。
(3)の構成セルはやや狭く、(4)と(5)の構成セルは同じ高さです。

※参考までに数値を書いておくと…

(1)=(2)は3.8cmに設定
(2)の構成セルは1.9cm
(3)の構成セルは0.7cm
(4)と(5)の構成セルは0.9cm

他のセルは見た感じから、適宜配分して下さい。
※入力された列幅・行高の数値は0.1~0.2ほどの修正が自動で入ることがあります。

▶次は罫線や文字列を入力しながら、書式を整えていきます

Officeで作れるもの