Excel使いこなしの基礎と応用


Excelで自動入力・集計の見積書作成【6】

御見積金額・小計・合計の各セルに自動で集計された数値が入力されるようにオートSUMを使い、金額・消費税のセルには計算式を挿入していきます。

見積書作成のプロセス


Step6.オートSUMや計算式で自動集計

step-arrow

数量を入力したら、金額が自動計算される

金額の一番上のセルをクリックして選択、
金額の数値が入るセルを選択
=」を入力して、▶計算式の冒頭に(=)をワンクリックで付ける方法
数量」の一番上のセルをクリック。
数量の数値が入るセルを選択
クリックしたセル周囲に破線が回り始め、=の後に数量のセル番地が表示されたら、
Shiftキーを押しながらコロンキーを押します。
掛け算の「*」を入力したわけです。sum-kingaku-3
▶計算式の基本を学ぶ
次に「単価」の一番上のセルをクリック。
単価の数値が入るセルをクリック
クリックしたセル周囲に破線が回り始め、*の後に「単価」のセル番地が表示されます。

「=F14*G14」「数量×単価

基本となる計算式は↑これだけ
でも、このままだと「数量」に数値を入力しないかぎり「金額」欄には0が並んでしまうので、IF関数を使って0を非表示にしておこうね
=IF(F14="","",F14*G14)

前ページで「詳細」をリストから入力したら自動で「単価」が入るように設定してありますから、後は「数量」を入力するだけで「金額」が表示されます。
数量を入力すると金額が自動挿入される

オートSUMで金額の小計

明細の入力値から「小計」を自動集計させます。
明細の金額を自動集計
「小計」の数値が入るセルをクリックして選択し、「数式」タブ「関数ライブラリ」の「オートSUM」ボタンをクリックします。(※このボタンは「ホーム」タブのリボン右端にもあります)
オートSUM
そのまま「金額」の数値が入るセル範囲をドラッグで選択します。
明細の金額が入るセル範囲をドラッグで選択
選択したセル範囲の周囲を太い破線が回り始めたら、Enterキーを押すだけ。

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※「小計」に0が入っていてもそれほどうざくないと思うんですが、0を消したければ式を「=IF(H14="","",SUM(H14:I24))」に変えましょう

小計に自動で数値が入力
「小計」に自動で集計された数値が入りました。

消費税

「小計」の下の「消費税(8%)」の数値が入るセルを選択、
消費税が入るセルを選択
消費税が8%(2015年10月現在)として、「=H26*8%」と入力します。
=小計の金額セル番地×8%」ということですね。※「金額」のところを参照
これも、0表示を無くしたければ「=IF(H26="","",H26*8%)」に変えて下さい。
消費税の数値が自動で計算
消費税の数値が自動で計算されました。

設定金額によっては小数点以下の数値になるかもしれません。その場合、小数点以下を四捨五入や切り捨てにしたい時はROUND関数を使います

合計

「小計」と「消費税」を合算して「合計」の金額を自動表示させます。

手順は「小計」と同じ。
「合計」の金額が入るセル
をクリックして、「オートSUM 」ボタンをクリック。「小計」と「消費税」の金額が入るセルをドラッグで選択してEnter。
オートSUMをクリック、セル範囲選択、Enterで入力

御見積金額

見積書の要は「総額が幾らになるか?」ということ。
これを明示するための文書だと言って過言ではありません。「御見積金額」として目立つ位置に提示するのがお約束です。

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E6:F6セルを結合して御見積金額の数値を表示させます。フォントサイズは18pt、太字に設定しておきましょう。
フォントサイズを変える
また、表示形式を会計(または通貨)にしておきます。
表示形式を会計にする
」を付けたい時は、「セルの書式設定」の「表示形式」で「記号」を「¥」に設定しておきます。
セルの書式設定ダイアログボックスで金額に¥を付ける
E6:F6の結合セルをクリック。
御見積金額が入るセルをクリック
計算式の冒頭に付ける「=」を入力します。 ▶=をワンクリで付ける
御見積金額は消費税込みの合計金額になるので、明細の「合計」の金額セルをクリック。
合計の金額が入るセルを選択
「=H28」と入力されました。
=H28と入力
Enterキーを押せば、
御見積金額が表示
「表示形式」で「通貨」を選んだ場合は↓こうなります。¥と金額の数字の間が空くか空かないかの違いだけですが、好みの方を選んで下さい。
表示形式で通貨を選んだ場合
御見積金額の数値が表示されます。

▶作成日を入力し、そこから一定期間を経た「見積期限」が自動挿入されるよう設定します

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