Excel使いこなしの基礎と応用


フリーランサーが発行する請求書の記載項目と抑えるべきポイント

個人や個人事業主が発行する請求書の作成方法で、まず、骨格となる記載項目の選定から始めましょう。基本となる項目の他に、ポイントとなるのは源泉徴収を設けるかどうかという点です。記載する項目が決まればフォーマットは自ずと決まり、レイアウトのイメージもはっきりしてくるでしょう。

目次


国税庁が提唱する必須項目

国税庁のホームページでは以下の5項目の記載を推奨しています。これは法人が発行する請求書であっても、個人が発行する請求書であっても同じです。

  • 書類作成者の氏名又は名称 =請求書の発行者名
  • 取引年月日 =請求書が発行された日付
  • 取引内容 =商品名やサービス名
  • 取引金額(税込み) =請求金額の総額
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称 =請求書の宛先名

この基本項目を抑えさえすれば、書類の形式、体裁に制約はありません。自由な様式の請求書を発行できます。

源泉徴収

フリーランサーが確認しておくべきポイントとして、自分の取引内容が源泉徴収の対象となるものなのかどうかということがあります。源泉徴収税についての詳細はテーマの範疇にないので触れませんが、執筆やデザインに関わる仕事で対価を得ているなら、源泉徴収の対象になります。その場合は「小計」の下辺りに源泉徴収の項目を設けておきましょう。

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支払期限

請求書の発行日を作成した当日にすべきかはクライアント側の意向にもよると思います。同じく、支払期限もクライアントのサイクルに合わせる必要が出てくるかもしれません。ですが、多くの場合は請求書を発行する側が支払期限をはっきり示し、相手先がそれに従って支払いを履行します。上述した基本項目と並んで、支払期限も請求書に記載されるべき必須項目だと言えます。

支払期限は、単発の案件が多くて都度方式を採っているなら「請求書の発行日より1ヶ月後」などとするか、締日を決めて掛売方式を採るなら「末締め、翌月末支払い」などとします。

振込先と振込手数料の扱いについて

支払い方法を銀行振込にする場合、振込先の口座情報を記載する必要があります。目立つ場所にはっきり表示しておきましょう。また、振込手数料を相手側に負担してもらう場合は、その旨を明記しておきます。

取引の明細表

取引内容は上述した基本項目の一つです。商品名やサービスの詳細と一緒に「数量」「単価」を並べた表を掲載しておくと分かりやすく、信頼感もプラスされます。

消費税

取引内容の明細表を記載するのであれば、「小計」と「消費税」を分けてそれぞれ単独の項目にしておきます。消費税の金額は小数点以下切り捨てが多いと思いますが、四捨五入でも切り上げでも事業者側で自由に決められます。

請求書番号またはコードNo.

必須とまでは言えませんが、請求書に何らかの識別番号を付けておくと、後々の管理がしやすいと思います。

ロゴと角印

ロゴマークを置きたい時は請求書発行元の名前(社名・氏名・屋号)の横に配置する空間を空けておきます。また、角印を押す位置も確保しておきましょう。角印は無くても構わないんですが、あると文書にある種の重みというか信頼できるニュアンスが付与されるので個人的にはお勧めします。朱肉で押印するのは手間なので、画像を用意して貼り付けておいてもOK。デザインの一部と考えればいいと思います。
角印のサンプル  角印の押印のイメージ
こんな感じ。旧字体やフォントを工夫して自作できます。

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まとめ

請求書に記載すべき項目をまとめました。

  • 書類作成者の氏名又は名称 =請求書の発行者名
  • 取引年月日 =請求書が発行された日付
  • 支払期限 =発行日より1ヶ月後や翌月末支払いなど
  • 取引内容の明細表 =商品名やサービス名・数量・単価・小計
  • 消費税 =4.明細表に組み込まれる
  • 源泉徴収 =取引内容により、不要な場合もある 4.明細表に組み込まれる
  • 取引金額(税込み) =請求金額の総額
  • 請求書No. =発行後の管理のため
  • ロゴ・角印 =信頼度とデザインのため
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称 =請求書の宛先名

記載する項目が決まったら、次は、▶請求書のレイアウトの大枠を決める

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