Excel使いこなしの基礎と応用


入力規則のドロップダウンリスト長い項目も簡単設定できる

データの入力規則のダイアログボックスで設定できる「リスト」は登録した選択肢を入力時にドロップダウンで 表示してくれる便利機能です。長いリスト項目を一括で登録する方法、設定したのにドロップダウンリストが見当たらない時の確認事項を解説します。

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目次


別表のリスト項目を選択して登録

リスト項目を別の列(この場合はH列)に入力しておき、ドロップダウンリストを設定したい列(この場合はD列)を選択します。
入力規則のリストを設定する列の選択
「データ」タブ⇒「データツール」⇒「データの入力規則」アイコンをクリック、
データの入力規則ボタン
表示されたダイアログボックスの「設定」タブを開いて、「入力値の種類」▼から「リスト」を選択します。リスト項目の数が少なければ「元の値」のテキストボックスに入力していけばいいんですが、上図サンプルのような長い項目の場合は、ボックスの右横にある四角いアイコンをクリックします。
入力規則のリスト設定で元の値入力アイコンをクリック
こんな↓ボックスが現れるので、
元の値の入力ボックス
H列に作っておいたリスト項目をドラッグして選択すると、選択範囲を点滅した破線が回り始め、ボックスの中にセル番地が表示されます。
リスト項目選択して元の値を入力
Enterキーを押すと、ダイアログボックスに戻るので、そのまま「OK」。
設定完了したダイアログボックス
D列のセルを選択して右横に現れる▼をクリック、下に表示されるドロップダウンリストから項目を選ぶことができるようになっているはずです。
ドロップダウンリストの表示

リストを別シートで管理する

リスト項目を別シートに置いて管理することもできます。実務上はそうあるべきかもしれません。同じシート上にリスト項目も置いておくと、データ入力時に予期しない変更が加わったり、一部が消去されたりする事態もあり得るからです。

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別シートで管理する時は、分かりやすいようにシート名を必ず付けるように習慣付けましょう。シートの増やし方、名前の付け方はこちらを参照
シート名を変更

「施術リスト」としたシートに移動させたリスト項目をドラッグして選択し、列アルファベットの左上にある「名前ボックス」の中をクリック。ここには項目一番上のセル番地が表示されていますが、クリックすると色が反転して入力モードに変わります。
名前ボックスをクリック
ここにリスト項目の名前を入れます。サンプルでは「カット」としました。
名前ボックスにリスト名入力
「ヘアカット」という名前にした「Sheet1」に戻り、前章と同様にリストを設定したい列を選択してから「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「設定」⇒「リスト」で「元の値」のテキストボックスに「=カット」と入れます。
ダイアログボックスの元の値にリスト名入力
または、テキストボックス横のアイコンをクリックして入力ボックスが出たら、「施術リスト」シートに切り替えてリスト項目を選択します。今度は「=カット」と自動表示されるはず。再度アイコンを押すかEnterを押してダイアログボックスに戻り「OK」。
リスト項目を選択して元の値にリスト名を入力

ドロップダウンリストが出てこない?…時の確認事項

設定したのにドロップダウンリストが出ない?!…と慌てる前に幾つか確認してみましょう。

実は出てる。横▼がわかりづらいだけ

入力するセルを選択すると、右横に▼が出現。・・・してるんだけど、慣れてないとちょっと分かりづらい感じもあるみたい。隣のセルの領域に入り込んでるせいかも。
ドロップダウンリストの▼
マウス操作せず、Altキーを押しながらキーボードの↓を押してドロップダウンリストを表示させ、↓で選択、Enterで確定する方がスムーズに入力できると思います。試してみてくださいね。

=が全角になっちゃってたりする?

リストを別シートで管理するで解説した方法で、ダイアログボックスの「元の値」にリスト名を入力した時、最初の「=」を全角で入れちゃってたっていうミスはかなりありがちです。ここは半角で打ち込まないとリスト項目がちゃんと表示されません。
=を半角で入れる

ダイアログボックスのチェックが外れてる?

設定ダイアログボックスの「ドロップダウンリストから選択する」がチェックされているか確認してみましょう。デフォではチェックされてるので、あまりないとは思いますが、何かの拍子にチェックが外れてしまっているかもしれません。
「ドロップダウンリストから選択する」にチェック

▶複数段階式の連動型ドロップダウンリストを作る

Officeで作れるもの