Excel使いこなしの基礎と応用


入力規則のエラーメッセージ3種類を使い分ける

入力規則を適用したセルに設定と違う値を入力しようとすると、バビュッとエラーメッセージが出現して「駄目じゃん!」とストップをかけてきます。このメッセージは3バージョンあって、状況に応じて使い分ける必要があります。

目次


エラーメッセージの設定を変更する

入力規則を設定した列かセルを選択して、「データの入力規則」アイコンをクリック。
データの入力規則ボタン
ダイアログボックスが開くので、「エラーメッセージ」のタブをクリック。エラーメッセージのダイアログボックス
ボックスの左側「スタイル(Y):」は初期設定で「停止」になっていますが、横を押せばドロップダウンメニューから「停止」「注意」「情報」の3バージョンを選べるようになっています。

更に、右側の「タイトル(I):」と「エラーメッセージ(E):」に自由な文言を入力して、自分だけのオリジナルなメッセージを設定することもできます。

エラーメッセージの設定はこのダイアログボックスでいつでも変更可能です。ただ、初期設定の「停止」に戻したいために左下の「すべてクリア」を安易に押すと、入力規則の他の設定も全て消失します。変更は上図の赤線枠内で行うようにしましょう。


使い分けいろいろ

3種類のエラーメッセージはメッセージ内容だけでなく、入力そのものへの規制の強さによって分かれていますので、適用した入力規則の性格に応じて最適なバージョンを選ぶことが大切です。

【停止】 ここは一歩も通さん!バージョン

停止のエラーメッセージ画面
最も強力な規制をかけるなら、これ。

入力規則で許可された値以外は断固拒否です。間違った数値や文字列を入力すれば、設定をやり直さない限り何度でもこの画面が出現。しかも出現する時の音がいかにも警報って感じの冷淡な響きで軽くビビる。

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再試行」する(Enter押し)と色が反転した確定前のセルに戻り、入力をやり直せます。「キャンセル」を選んだ場合は入力自体が取り消されます。

規定のメッセージを短く、自分に喝を入れるようなイメージに変えてみましょう。
停止のエラーメッセージをカスタマイズ
実際の警告画面は↓こんな感じ。但し、アクションは変わりません。
変更後の停止エラーメッセージ


【注意】 言い分があるなら聞いてやるバージョン

入力規則・注意のエラーメッセージ
データ入力ではある程度厳しく規制をかけておく方がミスの回避に役立っていいのですが、地名欄で都道府県をリスト指定しているのに外国からの発注があったなど、応急的に設定外の入力を余儀なくされる場面が出てくるかもしれません。

そうした事態が予測されるようなら、エラーメッセージの種類は「注意」を選んでおきましょう。上図を見ればわかると思いますが、「続けますか?」とマイルドに注意喚起しています。画面出現時の音もマイルド。

Enterを押せば「いいえ」が選択されてセルは再入力モードになり、「はい」をクリックすれば入力した値がそのまま確定され、「キャンセル」では入力前の状態に戻ります。

メッセージを変えるなら、自分宛ての注意書きを入れておくのもいいと思います。
入力規則・注意のエラーメッセージをカスタマイズ


【情報】 よければどうぞバージョン

入力規則・情報のエラーメッセージ
最も規制が緩やかなのがこれ。

このままEnterを押せば入力した値が確定されます。取り消したいなら「キャンセル」。「よろしいんですか~?」と一応念を押すといった感じ。出現音も可愛くピコン。

設定はしたけど入力の自由度も最大限確保しときたい場合には、この「情報」バージョンを選ぶといいでしょう。

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エラーメッセージの最適化は作業効率UPにかなり貢献します。細やかなカスタマイズを心がけてみて下さい。

▶データの入力規則
▶入力時メッセージ

Officeで作れるもの