Excel使いこなしの基礎と応用


Excel住所録の枠組みをテーブルで作り、「郵便番号」等の表示形式を最適化

住所録は枠組みの段階からテーブル機能を設定しましょう。計算式や入力規則を実装し、データを入れた後でテーブル化すると面倒な手直しが必要になる可能性が大です。作業効率を格段に上げるテーブル機能の恩恵を最大限活用すべく、骨格の構築と下準備をきっちりやっておきましょう。

目次


列見出しを入力し、テーブル化する

住所録の列見出しを1行目に入力
前記事のExcel仕様のデータベース住所録を作る上での大原則と必須の項目一覧で決めた列見出し(フィールド名)=住所録の各項目をシートの1行目に入力していきます。

入力した列見出しをドラッグして選択し、「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「テーブルとして書式設定▼」を押して降りてくるスタイル一覧から選んでクリック。
「テーブルとして書式設定」を押してスタイル一覧から選ぶ
ダイアログボックスが開きます。データ範囲に列見出し全てが指定されていることを確認し、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて「OK」。
テーブルとして書式設定のダイアログボックス
テーブルが設定され、住所録の項目が見出しとして固定されました。
テーブルが設定された
※ここではブルー系のスタイルを選びましたが、「テーブルツール - デザイン」タブ(テーブル内のセルをどれかクリックすれば表示される)の「テーブルのスタイル」からいつでも変更できます。

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住所録にテーブルを使う意義と利点についてはデータ表にはテーブルを使うべき! その理由と設定方法を参照して下さい。

テーブルに名前を付けておく

テーブルには固有の名前を付けておきましょう。

初期値ではExcel側で「テーブル1」のように付けておいてくれますが、これをもう少し解りやすい語句に修正します。テーブルでは構造化参照という参照形式を使用するため、テーブル名やフィールド名(列見出し)は数式にも使われます。

テーブルのセルを選択して、「テーブルツール - デザイン」タブに切り替えると左上に「テーブル名」の小さなボックスがあるので、ここの文字列を修正します。
テーブル名の初期値
「住所録データ」としておきました。
「住所録データ」に変更

「郵便番号」「住所2」の表示形式を変える

この実践ケースでは「郵便番号」をハイフン無しの半角英数字で入力していきます。(別シートの「郵便番号表」を参照して「住所1」を自動表示させたいからですが、その手順は後記事で

でも、Wordで差し込み印刷をする際、郵便番号として認識させる必要があるので、数字を打ち込んだら自動でハイフン付きの郵便番号に変換するよう表示形式を設定しておきます。

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この場合、「郵便番号」があるテーブルの範囲ではなく、列全体の範囲を選択します。列アルファベット(最上段)の「H」の欄内にカーソルを合わせると下向きの黒い小さな矢印が出現します。その状態でクリックするとH列全体(テーブル化していないセルも含めて)が選択されるので、
列を全て選択
そこで右クリック ⇨ 「セルの書式設定」をクリック。ダイアログボックスの「表示形式」を開いて、「分類」で「その他」、「種類」で「郵便番号」を指定します。
表示形式を分類「その他」種類「郵便番号」に設定

同様に、「住所2」の表示形式も変えておきましょう。ここは住所の後半部分で、「○丁目○番地」に当たる箇所ですね。これを「1-2-3」のように半角英数字で入力(Wordの差し込み印刷で宛名住所を漢数字で表記させるため)するのですが、数字を半角で打ち込むと多くの場合、日付に変換されてしまいます。
半角の数字を入力すると日付に変換される
これを入力したままの表記にするには表示形式を「文字列」に設定しておく必要があります。

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「郵便番号」と同じ操作で、「住所2」のある「J」列を選択し、「セルの書式設定」ダイアログボックスの「表示形式」で「分類」の「文字列」を指定。
表示形式の分類を「文字列」に設定

この他、電話番号やE-mailの列があれば、表示形式を文字列にしておきましょう。この操作については数字を入力すると日付に変換されるのを回避するにはも参考にして下さい。

▶次は、入力規則「リスト」の項目を追加・削除しても自動で修正されるように設定

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