Excel使いこなしの基礎と応用


Excel仕様の住所録(個人用)のダウンロードと使い方

シンプルな構成でデータの入力も管理もラクなExcel仕様の住所録を無料でダウンロードできます。Wordの差し込み印刷とスムーズに連携できて便利。年賀状などに使う個人用(プライベート)の住所録です。そのままご使用いただいてもいいし、住所録を作成する上での参考にしていただいてもOK。使い方を読んでご利用下さい。

下図は住所録の入力サンプルです。※下の画像をクリックで拡大表示
住所録の入力サンプル

このページの目次


ファイルのダウンロード

アイコンをクリックすればダウンロードが開始されます
住所録ファイルのアイコン
住所録イメージ

ダウンロードした住所録をお手持ちのExcelで開くと、タブの真下に「保護ビュー 注意-インターネットから入手したファイルは(以下省略)」というバーが出るので、一番右の「編集を有効にする」をクリックして下さい。
保護ビュー

列項目を自分用にカスタマイズし、リスト項目を修正・追加

フィールド(列項目)の追加と削除

自分にとって不要なフィールドがあれば削除します。削除可能なのは「No.」「区分」「電話番号」「E-Mail」「備考」「敬称1」も「様」で統一するなら削除できます。

削除したい列のセルを選択して右クリック。メニューの「削除」から「テーブルの列」を選んでクリックします。

テーブルの列を削除

追加する項目としては「旧姓」「喪中」「誕生日」「血液型」など。必要に応じて増やして下さい。ただ、入力作業を考慮して、なるべくコンパクトな構造にしておくことをお勧めします。

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追加したい列のセルを選択して右クリック。メニューの「挿入」から「テーブルの列」を選んでクリックします。
テーブルの列を挿入

「区分」「敬称1」に設定したデータの入力規則のリスト項目を自分用に修正

シート「選択リスト」を開きます。
選択リストのシートを開く
リストの項目を追加(または削除)する時は、追加箇所の一つ下のセルを選択して右クリック。開いたメニューから「挿入(または削除)」をクリックします。
リストの項目を追加(削除)
次の画面が開きます。追加の場合は「下方向にシフト」が、削除の場合は「上方向にシフト」がオンになっているのを確認して「OK」。
リストの項目の追加(削除)で下(上)方向にシフト
詳しくは▶データの入力規則「リスト」の項目を追加・削除しても自動で修正されるように設定

宛名データ入力の手順

Enterキーで左から右へ入力

デフォルトでは一つのセルに入力後Tabキーを押すと右へ移動し、Enterで下のセルに移動しますが、この住所録はファイルのオプションでEnter押しで右へ移動するようにしてあります。右端の「備考」でEnterを押すと次の行の先頭「No.」のセルに移動します。TabとEnterを交互に切り替えながら入力するより効率的だと考えたからですが、Tab押しに慣れていて使い勝手が悪い場合は「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開いて「編集設定」の「Enterキーを押したら、セルを移動する」の下にある「方向」を「下」に替えて下さい。
Enterで右に移動を下に移動に替える

  入力の順序

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テーブルの拡張

ダウンロードした住所録のテーブルは30行まで拡張してあります。テーブルの最終行まで入力し終わったら、次の行のどこかを入力してEnterを押すとその行がテーブルに拡張されます。でも、この住所録では自動拡張は返って作業のテンポを狂わせるので、必要分の行数を拡張した上でデータ入力を続ける方がベターだと思います。 ※テーブルの拡張方法▶テーブル範囲を広げる操作と縮めるコツ

レコードの抽出と並べ替え

条件に応じて宛名データ(レコード)を抽出・並べ替えが簡単

テーブル化したデータベースの大きなメリットの一つが、データの抽出・並べ替えが容易だという点です。

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各フィールドの項目名の右側にある▼を押すと検索条件を指定するボックスが開き、条件の候補が示されます。例として「区分」から「友人」のデータだけを抜き出してみましょう。フィールドの▼をクリック。
区分の横▼を押す
「区分」のリスト項目が並んだ一番上の「(すべて選択)」をクリックするとリスト項目全体のチェックが外れます。その後、「友人」にチェックを入れて「OK」。
リスト項目の「友人」にチェックを入れる
「友人」のレコード(宛名データ)が抽出できました。
友人のレコードだけ抽出

もう一つ、今度は住所から「東京都」在住のデータを抽出してみましょう。ここでは「検索」窓に条件を入力します。
住所の横▼を押す
東京都」と入力すると、下に検索結果が示されます。
検索窓に東京都と入力
東京都在住のレコードだけ取り出せました。
東京都在住のレコードだけ抽出

「Excel仕様の住所録を作る」はお役に立ちましたか?
自分用にカスタマイズして使いやすい住所録にして下さいね!

住所録の作成プロセス


Officeで作れるもの