Excel使いこなしの基礎と応用


Excel仕様のデータベース住所録を作る上での大原則と必須の項目一覧

Excelで住所録を作成するなら、まず最初に抑えておかなければならない必須のポイントがあります。住所録の骨格部分である「項目」の選定及び並べ方と併せてわかりやすくまとめました。

目次


1データ1行を守る!これが大原則

Excelでデータベースとしての機能をフル活用できる表を作成する場合、一つのデータを1行に入力することが大原則です。

住所録の場合は相手先1名の情報を1行にまとめる必要があります。項目を追加するなら横へ列を増やして対応、備考・メモ書きなども同じ行内に収めます。

後々、データを検索したり、宛名印刷するときのために、この原則を念頭に置きながら入力作業を進めていきましょう。

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この他に、シート内にタイトルを入れないことも重要です。

シート全体をデータベースとして使うことでExcelの持つ機能を最大限、且つスムーズに働かせることができます。タイトルはシート名で代用しましょう。

Excel住所録に記載する基本の項目名

<個人用住所録の項目サンプル1
ビジネス用住所録の項目サンプル1
住所録の記載項目は最も基本的な「氏名」「郵便番号」「住所」の他に、宛名印刷で使う「敬称」「連名」などが必須項目になります。ビジネス用の住所録なら、加えて「会社名」「部署名」「役職」が必須です。また、並べ替えや抽出のために「フリガナ」も外せません。

Wordなどと連携して宛名印刷するために必要な項目

Wordで宛名印刷するためには差し込み機能を使って住所録を取り込むことになります。

まず、「氏名」に加えて、「姓」「名」の二つのフィールド(列)を設けます。これは宛名のレイアウトに関わる項目で、主に連名との位置合わせのために必要になります。※「姓」「名」は「氏名」のセル範囲から「区切り位置指定ウィザード」という機能を使って一括表示させるか、関数を使って自動表示させますが、その手順は後の記事で詳述します

次に、「連名」の項目を設けます。家族や配偶者の名前や「御一同様」などと入れる箇所です。

「氏名」及び「連名」の「敬称」の項目もそれぞれ用意しましょう。「氏名」用を「敬称1」、「連名」用を「敬称2」としておきます。※Wordの差し込み印刷では「敬称1」は不要ですが、「様」以外の敬称を使いたい宛名がある場合はこの項目が必要になります。

「住所」は宛名印刷のレイアウトを考慮して「住所1」「住所2」の他に「印刷用住所1」「印刷用住所2」の列項目を追加します。これは住所の前半部分(住所1に記載される部分)の入力方法にもよります。かなモードで郵便番号を入力し、住所変換させる方式をとる場合は「住所1」「住所2」だけでいいでしょう。郵便番号の列に半角英数字モードで郵便番号を入力すると自動で「住所1」が書き込まれるような仕掛けを作る場合は「印刷用住所1」「印刷用住所2」が必要になります。実践的な作成作業の解説では後者の方法を採用します。

50音順に並べ替えるために「フリガナ」の項目は必須

「氏名」の「フリガナ」の項目は必須です。

順不同に入力したデータ、新規に追加したデータを50音順に並べ替える時には「フリガナ」の読み情報を元に作業するからです。※「フリガナ」は「氏名」のセル範囲から「PHONETIC関数」を使って一括表示させますが、その手順は後の記事で詳述します

Excel住所録で必須の項目名【まとめ】

Wordや他ソフトとの連携を考慮したExcel仕様の住所録を作る上で、必要となる項目名をまとめました。

「氏名」「姓」「名」
「氏名」は手入力。「姓」「名」は一括で分割表示。

「会社名」「部署名」「役職」
ビジネス関係の住所録なら必須。個人の住所録には不要な場合も。

「フリガナ」
関数で一括表示。

「連名」
ビジネス関係の住所録なら不要な場合も。

「敬称1」「敬称2」
「姓」「名」の次に「敬称1」を設ける。(敬称が「様」だけでよければこの項目は不要)「データの入力規則」でリスト化し、プルダウンメニューで選ぶようにする。「連名」の次に「敬称2」を設ける。

「郵便番号」
住所から一括表示させる方法と、手入力して住所を自動表示させる方法がある。

「住所1」「住所2」
日本語入力の操作で郵便番号から「住所1」を変換させるか、↑の「郵便番号」の入力時に自動表示させる。「住所2」は手入力。

「印刷用住所1」「印刷用住所2」
「印刷用住所1」は 「住所1」「住所2」の内容を数式で連結させて自動表示させる。「印刷用住所2」は長過ぎる住所を2行に分けてレイアウトしたい場合に入力する。

「通し番号」「区分け」「コード番号」など
「通し番号(連番)」はROW関数を使って行を追加しても自動で振り直されるようにする。この番号はあくまで全体数の把握に使う。あれば便利?というくらいの必要度。宛先ごとに固有の番号を振りたいなら「コード番号」として文字列で振る。「区分け」は個人の住所録なら「親戚」とか「会社関係」「友人」「恩師」「○○スクール関係」「サークル」「PTA」などなど「データの入力規則」でリスト化し、プルダウンメニューで選ぶようにする。ビジネス関係なら、プロジェクト別にコード番号化するとか、得意先の重要度で分別するとか、これは業種や状況に応じる。

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「自宅電話番号」「携帯電話番号」「E-mail」「備考」
これらの項目も必要に応じて設けておきます。


個人用プライベートな住所録の項目例
個人用住所録の項目サンプル1
項目サンプル2
年賀状などに使うプライベート住所録の作例で設けた項目です。「A1」セルから順に「No.」「区分」「氏名」「敬称1」「姓」「名」「フリガナ」「郵便番号」「住所1」「住所2」「連名」「敬称2」「自宅電話番号」「携帯電話番号」「E-mail」「備考」としてあります。※「様」以外の敬称(先生・御中など)を付ける宛先がないなら「敬称」は連名横のみ

ビジネス用取引先住所録の項目例
ビジネス用住所録の項目サンプル1
ビジネス用住所録の項目サンプル2
ビジネス関係で取引している法人専用住所録の作例で設けた項目です。「A1」セルから順に「コード番号」「会社名」「部署名」「氏名」「姓」「名」「フリガナ」「敬称」「役職」「郵便番号」「会社住所1」「会社住所2」「自宅住所1」「自宅住所2」「会社電話番号」「携帯電話番号」「FAX」「E-mail」「URL」「備考」としてあります。

個人用ビジネス用どちらも作成手順は同じです。
▶次は、個人用の住所録を例に、実践的な作成作業をたどっていきましょう。

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